Häufig kommt es nicht zu einem vereinbarten Termin, weil ihn ein Kunde schlichtweg vergessen hat. Schuldzuweisungen bringen in solchen Fällen eher wenig, da diese auch nichts mehr an der Tatsache ändern, dass Sie durch solche Vorfälle Zeit und Geld verlieren. Unangenehm ist dies aber auch für Ihren Kunden, der den Ausfall schließlich nicht absichtlich herbeigeführt hat.
Um solchen Situationen vorzubeugen, haben wir innerhalb der Buchungssoftware von termin-direkt.de ein Erinnerungssystem entwickelt, mit dem Ihre Sorgen über verlorene Umsätze bald der Vergangenheit angehören. Und der positive Nebeneffekt ist, dass auch Ihre Kunden froh sein werden, zukünftig eine Terminerinnerung zu erhalten.
Das automatische Erinnerungswesen ist in wenigen Schritten eingerichtet. Um Ihre Erinnerungsmitteilungen an Ihre Bedürfnisse anzupassen, gehen Sie einfach zu Einstellungen → Benachrichtigungen → Zeitgeplante Benachrichtigungen.
Hier können Sie sowohl E-Mail- als auch SMS-basierte Benachrichtigungsroutinen definieren.
E-Mail-basierte Benachrichtigungen scheinen auf den ersten Blick die effizientere Variante zu sein, da diese Form der Benachrichtigung ohne zusätzliche Kosten auskommt. Unsere Erfahrungen und verschiedene Studien deuten jedoch darauf hin, dass SMS-basierte Erinnerungen in der Regel eine höhere Erfolgsquote aufweisen, wenn es darum geht, ob ein Termin infolge einer Erinnerung stattfindet oder nicht.
Denken Sie nur einmal an die vielen E-Mails, die Sie an einem durchschnittlichen Tag erhalten. In der Flut von Newslettern, Werbemails und sonstigen Nachrichten geht schnell mal etwas unter. Viele dieser E-Mails werden von ihren Empfängern gar nicht erst gesehen, geschweige denn geöffnet, und in Form von E-Mails versendete Terminerinnerungen wären da wahrscheinlich keine Ausnahme.
SMS hingegen werden von Produkt- oder Service-Anbietern nicht ansatzweise so inflationär verwendet wie E-Mails. Deswegen ist es auch viel wahrscheinlicher, dass eine SMS tatsächlich geöffnet und gelesen wird. In einer von GetApp durchgeführten Studie waren fast zwei Drittel der Teilnehmer der Meinung, dass per SMS versendete Terminerinnerungen am effektivsten sind.
Bevor Sie jedoch den automatischen Versand von Benachrichtigungen aktivieren, sollten Sie diesen möglichst detailliert an Ihre Bedürfnisse anpassen und dazu die folgenden Einstellungen vornehmen:
- Legen Sie die Benachrichtigungsart fest – E-Mail oder SMS?
- Legen Sie eine Zeitregel fest – Wann soll der Versand erfolgen? Vielleicht als automatische Bestätigungsmail nach einer Reservierung? Oder möchten Sie lieber eine Erinnerung drei Stunden vor einem Termin versenden? Möglicherweise möchten Sie aber auch einfach eine Dankes-E-Mail verschicken, nachdem ein Event stattgefunden hat?
- Wählen Sie den Gültigkeitsbereich – Möchten Sie, dass die Benachrichtigung für alle Buchungen versendet wird? Alternativ können Sie nämlich auch einstellen, dass die Benachrichtigung nur im Zusammenhang mit der Reservierung einer bestimmten Dienstleistung oder für Buchungen in einem bestimmten Kalender versendet wird. Es liegt ganz bei Ihnen!
- Formulieren Sie einen Betreff (nur im Fall von E-Mails) und einen Text für die Benachrichtigung – Während der E-Mail-Betreff möglichst kurz, aber trotzdem kreativ sein sollte, haben Sie bei dem Benachrichtigungstext mehr Raum, um Ihrer Marke und Ihrer unternehmerischen Persönlichkeit sprachlich gerecht zu werden.
Sie können darüber hinaus Platzhalter bzw. „Variablen“ in Ihren Text einbauen; diese werden in der generierten Benachrichtigung dynamisch durch die entsprechenden Werte ersetzt, die im System für die betreffende Buchung oder den betreffenden Kunden hinterlegt sind. Auf diese Weise können Sie Ihre Kunden mit ihrem Vornamen ansprechen, die gebuchte Dienstleistung nennen und unter die Verabschiedung den Namen des Mitarbeiters setzen, der den Kunden bei seinem Termin betreuen wird (dies gilt für Buchungssituationen, bei denen der Kunde aus mehreren freien Mitarbeitern, die die Dienstleistung ausführen können, wählen kann). Jede dieser Funktionen ist darauf ausgerichtet, dass Ihre Benachrichtigungen individuell und persönlich klingen!
Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie unter den folgenden Links:
