Die Kosmetikerin Krisztina Penelopé Ács erzählt uns im Interview, wie sie auch ohne telefonische Terminabsprachen immer einen vollen Terminkalender hat und wie sie mit termin-direkt.de jährlich rund 3.000 Euro einspart.
Warum wollten Sie Kosmetikerin werden?
Schon als Teenager hatte ich ein Faible für Make-up, deshalb hat mich die Welt der Kosmetik schon früh in ihren Bann gezogen. Meine Qualifikation habe ich durch eine zweijährige Ausbildung erworben und konnte so tagein, tagaus in vielen Stunden Arbeit wertvolle theoretische und praktische Erfahrungen direkt bei einem Profi sammeln. Als Auszubildende war das Waxing eine meiner Hauptaufgaben. Es bereitete mir immer viel Freude, vor allem wegen der vielen positiven Rückmeldungen, die ich von meinen Kunden erhalten habe. Ich habe dann vor über sieben Jahren mein eigenes Kosmetikstudio eröffnet und mich auf Waxing spezialisiert. Make-up oder Tätowieren mache ich hingegen gar nicht. Am häufigsten mache ich Intim-Waxing, weil die Leute das zu Hause nur schwer machen können, und sie vertrauen sich da auch nicht einfach irgendjemandem an. Das ist dann vergleichbar mit bei der Suche nach einem Gynäkologen – wenn die Chemie stimmt, wechseln die Kunden den Behandler im Prinzip nicht mehr. Der Aufbau eines Kundenkreises war für mich kein Thema, da ich Intim-Waxing seit über 15 Jahren mache. Früher war dies kein so weit verbreiteter Service, und im Gegensatz zu heute wurde dieser Service nicht von vielen Kosmetikstudios angeboten – so hatte ich quasi ein Monopol inne. Meine Kunden wurden mit der Zeit zu Stammkunden und empfahlen mich wiederum in ihrem Bekannten- und Freundeskreis.
Was hat Sie zu der Einführung eines Online-Buchungssystem bewogen?
Vor etwa 5 Jahren habe ich eingesehen, dass ich wirklich Unterstützung bei der Abwicklung meiner Buchungen brauchte. Damals nahm ich alle meine Terminanfragen manuell über individuelle Textnachrichten entgegen, was zeitaufwendig und natürlich auch sehr hektisch war. Außerdem besteht mein Kundenkreis zu 95% aus modernen Frauen (Studentinnen und Frauen zwischen 30 und 40), die so viel wie möglich online erledigen. Deshalb wollte ich ein Buchungssystem einführen, das ihren Bedürfnissen besser entspricht.
Ich begab mich also auf die Suche nach einem App-Entwickler und fand schließlich einen jungen Programmierer. Wir trafen uns, besprachen die Grundzüge des Projekts und einigten uns auf einen Preis. Ich zahlte ihm die Hälfte des Geldes im Voraus, mit der er dann kurzerhand untertauchte. Danach gab ich mir jahrelang keine Mühe, nach einem anderen Anbieter zu suchen – bis zu dem Tag, an dem mir eine Freundin davon berichtete, dass sie in ihrem Friseursalon termin-direkt.de für ihr Terminmanagement einsetzt. Ich habe das System zunächst zwei Wochen kostenlos getestet und am Ende der Testphase war ich davon überzeugt. Auch meine Kunden kamen in den Genuss der Testversion, was sich als sofortiger Erfolg erwies.
Wenn mir zu Beginn etwas nicht klar war, rief ich Bence von termin-direkt.de an, der immer geduldig und hilfsbereit war. Ich kann das Unternehmen für seinen ausgezeichneten Kundenservice nur jedem empfehlen. Jetzt verwende ich das System eigenständig und mit meinen eigenen Einstellungen.
Wie war das Feedback Ihrer Kunden zu Ihrem neuen Online-Terminplaner?
Sie haben sich im Handumdrehen daran gewöhnt! Es gab sogar einige Kunden, die mich der Konkurrenz vorgezogen haben, weil sie in anderen Kosmetikstudios telefonisch einfach keinen Termin buchen konnten. Entweder waren die Leitungen dort immer besetzt oder die anderen Anbieter haben sich nie um einen Rückruf gekümmert – so fanden diese Interessenten mein Online-System viel bequemer. Viele Kosmetikstudios werben damit, dass bei ihnen Termine online gebucht werden können. Meistens muss man dann jedoch ein Anfrageformular ausfüllen und kann die Buchung nicht in einem Zug selbst vornehmen, weil einem die verfügbaren Termine und Zeiten nicht angezeigt werden. Im Gegensatz dazu ist termin-direkt.de ein wirklicher Echtzeit-Terminplanungskalender.
In der Vergangenheit war es außerdem so, dass ich Buchungen per Telefon entgegen nahm und meine Kunden zu mir sagten: „Kriszti, ich hätte gerne das Übliche…“ – da musste ich dann immer erstmal schauen, was sie konkret meinten. Viele riefen mich auch tagsüber von der Arbeit an und wollten nicht jeden im Büro hören lassen, dass sie gerade einen Termin für Intim-Waxing bei ihrer Kosmetikerin buchen. So präsentierte sich die Online-Buchung nicht nur als eine zeitgemäßere, sondern auch als eine wesentlich diskretere Möglichkeit zur Terminbuchung – und das mit nur zwei Klicks bis zum Login.
Was würden Sie als die Veränderung mit der größten Wirkung nach der Einführung des Systems betrachten?
Die Einführung von termin-direkt.de brachte eine Menge positiver Veränderungen für meine Geschäftstätigkeiten. Früher riefen mich Kunden kurzfristig an, um „nur einen Termin für eine schnelle Behandlung“ zu vereinbaren. So einfach ist es aber nie. Diese Last-Minute-Termine führten oft dazu, dass sich mein ganzer Tagesablauf verzögerte und ich immer Überstunden hatte. Schließlich geht es in diesem Beruf auch um Vertrauen: Kunden kommen nicht nur wegen der Dienstleistung zurück, sondern in gewissem Maße auch wegen mir – und diese persönliche Ebene der Beziehung erschwert es natürlich, meinen Kunden absagen zu müssen. Was sie jedoch nicht wissen, ist, dass zu einer 5-minütigen Bartwachssitzung viel mehr gehört als die Prozedur selbst. Ebenfalls Zeit in Anspruch nehmen ja die Begrüßung des Kunden, das Ausziehen (vor allem im Winter), das Bezahlen, das Anziehen und die Verabschiedung. Am Ende opferte ich einen Großteil meiner persönlichen Zeit.
termin-direkt.de hat mir geholfen, meine Arbeitsabläufe völlig neu zu organisieren, indem ich die Dauer jeder Behandlung mit angebe. So bin ich nun immer pünktlich. Wenn eine Behandlung 90 Minuten dauert, bemühe ich mich, den Zeitplan einzuhalten, um bereit für den nächsten Kunden zu sein.
Seitdem ich das System nutze, arbeite ich auch nach einer festen Preisliste, die auf einem Stundensatz und den genauen Materialkosten basiert. Früher habe ich die Preise nur grob geschätzt, so dass ich mir nie über den genauen Wert meiner Arbeit im Klaren war. Ich habe es nun geschafft, einen großen Teil meiner Einnahmen zu sparen, besonders bei geringeren Umsätzen, die ich früher stark unterschätzt habe. Mir wurde klar, dass Wachs mein meistverwendetes Material ist, also habe ich es in meinen Preisen miteinkalkuliert.
Durch den Buchungskalender habe ich außerdem wertvolle Zeit gespart. Früher habe ich täglich 10-12 Anrufe erhalten. Jetzt sind es nur noch wenige und an manchen Tagen klingelt mein Telefon überhaupt nicht mehr. Wenn ich die dafür angefallene Zeit mit meinem Stundensatz berechne, kann ich mit Sicherheit sagen, dass ich durch die Nutzung des Online-Kalenders über 3.000 Euro pro Jahr spare. Außerdem kann ich nicht immer verfügbar sein, um Anrufe entgegen zu nehmen. Da meine Kunden ihre Buchungen nun aber jederzeit online tätigen können, können sie mich auch abends (was die bevorzugte Tageszeit meiner Kunden zu sein scheint), am Wochenende oder wenn ich gerade in einer Sitzung mit einem anderen Kunden bin, erreichen.
Ich habe auch gemerkt, dass die Anzahl der Stornierungen drastisch zurückgegangen ist, seitdem ich das neue System nutze. Vielleicht hilft es, dass Kunden ihren Termin nun ohne großen Aufwand in ihrem persönlichen Kalender speichern können. Ich finde, das ist ein großartiges Feature – keine Komplikationen oder Missverständnisse mehr!
Wie wirkt sich das Terminplanungssystem auf Ihren Kalender aus? Wie füllen Sie freie Termine?
95% meiner Kunden loggen sich online ein. Wenn sie sehen, dass es einen freien Termin gibt, buchen sie auch mal spontan – sogar dann, wenn der Termin bereits in 15 Minuten stattfindet. Für mich ist das ein Vorteil der Online-Buchung: stornierte Termine können in letzter Minute mit neuen Kunden besetzt werden. Über das Telefon ginge dies nicht so einfach.
Zuerst hatte ich Angst, dass es Lücken in meinem Kalender geben würde, und ich bin wirklich froh, dass das Gegenteil eingetreten ist. Manchmal kommt es vor, dass Kunden für ein 15-minütiges Achselhöhlen-Waxing einen viel längeren Zeitraum buchen, aber eigentlich bin ich die ganze Zeit ausgelastet. Wenn jemand anruft, um einen längeren Termin zu finden, kann ich die Person, die die Viertelstunde gebucht hat, anrufen und kleinere Terminanpassungen vornehmen. Das ist für mich überhaupt kein Problem.
Sind Sie auch auf anderen Online-Plattformen präsent?
Ich liebe es, online aktiv zu sein! Das Studio hat eine Facebook-Seite, über die ich täglich kommuniziere. Ich betreibe meine eigenen Ads-Kampagnen und ich schreibe seit etwa 16 Jahren einen Blog über Kosmetik. Nach einer Weile begannen die Leser meines Blogs mit mir wegen meiner Artikel Kontakt aufzunehmen. Ich habe viele Artikel in der Zeitschrift Beauty Forum veröffentlicht, weshalb ich für eine Weile weniger Zeit in meinen persönlichen Blog investieren konnte. Jetzt genießen meine Kinder fast meine gesamte Aufmerksamkeit außerhalb der Arbeit, so dass ich insgesamt weniger Zeit zum Schreiben habe. Meine alten Beiträge sind aber immer noch auf meinem Blog verfügbar. Außerdem habe ich eine Kosmetikgruppe auf Facebook mit über 2.500 Mitgliedern!
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