App | Stecken Sie den Kalender in Ihre Tasche!

Mit der termin-direkt App erhalten Sie die Möglichkeit, Ihr Terminbuchungssystem und die dort eingehenden Buchungen, die damit zusammenhängenden Benachrichtigungen und entsprechende Grundeinstellungen jederzeit und überall zu verwalten.

Dazu brauchen Sie nur die App von termin-direkt aus dem App Store oder dem Play Store herunterzuladen. Nachdem Sie die Applikation installiert haben, öffnen Sie die App und melden sich mit Ihrem Admin- oder Mitarbeiter-Konto an. 

Nach Eingabe der E-Mail-Adresse (1) und des Passworts (2) klicken Sie auf „Anmelden“ (3). Falls Sie mehrere Terminbuchungssysteme innerhalb Ihres Accounts haben, dann wählen Sie nach dem Einloggen das entsprechende System aus. Andernfalls landen Sie gleich im Admin Center der Applikation. Klicken Sie auf „Unternehmen“, um zwischen den Terminbuchungssystemen zu wechseln.

Buchungsverwaltung

In diesem Kapitel erläutern wir, wie Sie Ihre Termine in den unterschiedlichen Kalendertypen (Einzeltermine und Wiederkehrende Termine & Events) verwalten können. 

Kalendertyp Einzeltermine

Klicken Sie auf „Kalender“, um den entsprechenden Kalender auszuwählen. Wenn Sie einen Kalender vom Kalendertyp „Einzeltermine“ auswählen, werden die aktuellen Termine am jeweiligen Tag sichtbar. Wenn Sie das Datum öffnen (4), sehen Sie die Tage, an denen es schon gebuchte Termine gibt, da diese mit kleinen bunten Punkten hervorgehoben sind. Der Übersichtlichkeit halber werden Tage, an denen Ihr Unternehmen geschlossen ist, grau markiert. Über das Datum können Sie zwischen den einzelnen Tagen wechseln.

Klicken Sie auf „+“ (5), um eine neue Buchung im entsprechenden Kalender zu tätigen. Sie können einstellen, für welche Dienstleistung Sie die Buchung registrieren möchten (6), und das Datum bearbeiten (7). Nach der Eingabe der Zeit (8) geben Sie den Namen (9), die E-Mail-Adresse (10) und die Telefonnummer (11) Ihres Kunden an. Am Ende füllen Sie die übrigen Felder aus (12), die Sie im Admin Center den Kalendern/Dienstleistungen zugeordnet haben. Diese Felder können z.B. Ressourcengruppen oder spezielle Fragen sein. Wenn Sie alle wichtigen Informationen eingetragen haben, können Sie mit „Speichern“ die Buchung abschließen.

Die Details des Termins können Sie sich auf der Terminkachel jederzeit anschauen. Auf der Seite „Weitere Info“ haben Sie die Möglichkeit, den Termin zu bearbeiten oder zu löschen. Bei der Bearbeitung können Sie – wie gewohnt – jede Information bezüglich des Termins ändern, wie z.B. das Datum oder die Uhrzeit.

Klicken Sie auf „Löschen“, um den Termin zu entfernen und bestätigen Sie dies im Pop-up Fenster. Wichtig: Sie können die gelöschten Termine nachträglich nicht mehr wiederherstellen.

Unter dem Symbol ⁝ (Details) finden Sie den Menüpunkt „Aktualisieren“ (13), mit dessen Hilfe Sie sich vergewissern können, dass die Änderungen wirklich angezeigt werden. Klicken Sie auf „Kalenderansicht“ (14), um die Buchungen in chronologischer Reihenfolge zu sehen. Mit dem „+“ (15) können Sie hier auch neue Termine einstellen und wenn Sie auf die Terminkachel klicken, können Sie diese hier auch bearbeiten. Wenn Sie in dieser Ansicht auf das Symbol ⁝ (Details) klicken, erscheint die Funktion „Vergrößerung/Verkleinerung“ (16), mit deren Hilfe Sie die chronologische Ansicht einstellen können. Diese Einstellung merkt sich die Applikation, sodass Sie diese Einstellung nur einmal durchführen müssen.

Die „Ressourcen-Ansicht“ (17) kann dann für Sie nützlich sein, wenn Sie Mitarbeiter haben, denen Sie Termine zuordnen. Über die Einstellungen der Ressourcen-Ansicht erfahren Sie hier mehr. 

In dieser Ansicht sehen Sie die Termine entsprechend den Ressourcen gelistet. Außerdem können Sie von hier aus Termine bearbeiten oder neue erstellen.

Unter dem Menüpunkt „Dashboard“ finden Sie die Statistik der täglichen Terminbuchungen Ihrer Mitarbeiter. 

Kalendertyp Wiederkehrende Termine & Events

Wenn Sie in der Applikation auf einen Kalender vom Typ „Wiederkehrende Termine & Events“ wechseln, dann werden die Events/Stunden und die Anzahl der dazugehörigen, schon gebuchten Termine sichtbar.

Wenn Sie den Kalender öffnen, sehen Sie die Stunden des entsprechenden Tages. Mit dem Datum können Sie einfach zwischen den Tagen wechseln und sich den Zeitplan anderer Tage ansehen.

Klicken Sie auf den Namen des Events, um sich die Buchungen anzuschauen, und auf das Zeichen „+“ (1), um ganz einfach neue Termine einzustellen. Geben Sie den Namen (2), die E-Mail-Adresse (3), die Telefonnummer (4) und die Anzahl der gebuchten Plätze (5) ein. Nach Eingabe dieser Informationen klicken Sie auf „Speichern“ (6), um die Buchung abzuschließen. 

Klicken Sie auf die Terminkachel, wo Sie die Details der Buchung sehen und die Buchung löschen oder bearbeiten können.

Unter dem Symbol ⁝ (Details) finden Sie den Menüpunkt „Aktualisieren“ (6), mit dessen Hilfe Sie sich vergewissern können, dass die Änderungen wirklich angezeigt werden. Klicken Sie auf „Kalenderansicht“ (7), um die Buchungen in chronologischer Reihenfolge zu sehen. Klicken Sie auf die Terminkachel, um die eingegangenen Buchungen anzuzeigen. Von hier aus können Sie auch neue Buchungen tätigen. Wenn Sie in dieser Ansicht auf das Symbol ⁝ (Details) klicken, erscheint die Funktion „Vergrößerung/Verkleinerung“, mit deren Hilfe Sie die chronologische Ansicht einstellen können. Diese Einstellung merkt sich die Applikation, sodass Sie diese Einstellung nur einmal durchführen müssen. 

Buchungen, die bestätigt werden müssen

In der Applikation finden Sie zudem alle Bedienvorgänge, die für die Buchungsverwaltung der zu bestätigenden Termine notwendig sind. Weitere Informationen über die Einstellungen der zu bestätigenden Buchungen finden Sie hier.

Innerhalb der Applikation werden nicht bestätigte Buchungen sowohl im Kalendertyp Einzeltermine als auch im Kalendertyp Wiederkehrende Termine & Events grau markiert. Sie können das Buchungsformular öffnen, indem Sie auf die zu bestätigende Buchung klicken. Neben der Überprüfung der Daten können Sie hier die Buchung ablehnen (1) oder bestätigen (2) oder auf die üblichen Buchungsvorgänge Löschen (3) und Bearbeiten (4) zugreifen.

Bei termin-direkt wird die Anzahl der noch zu bestätigenden Buchungen immer unter dem Menü-Symbol angezeigt. Klicken Sie auf das Menü, um auf die Option „Ausstehende Terminanfragen“ zuzugreifen, die Sie zu einer separaten Seite mit einer Zusammenfassung der zu bestätigenden Buchungen führt.

Auf dieser Seite sehen Sie eine nach Tagen gruppierte Zusammenfassung aller ausstehenden Buchungen Ihres Kalenders. Das Symbol ⁝ (Details) öffnet bei jeder Buchung eine chronologische Ansicht im aktuellen Kalender für den bestimmten Tag, die Ihnen bei der Entscheidung helfen kann, ob Sie die neue Buchung im Hinblick auf die anderen Buchungen annehmen oder ablehnen.

Sie können das Buchungsformular jederzeit öffnen, indem Sie auf die Buchung klicken, wo Sie dann die Details einsehen und verwalten können.

Außerdem haben Sie auf der Seite der ausstehenden Terminanfragen die Möglichkeit, Buchungen in Gruppen zu bestätigen oder abzulehnen. Wählen Sie dazu das Bearbeiten-Symbol in der rechten oberen Ecke.

Für jede Buchung wird ein Kontrollkästchen angezeigt, mit dem Sie angeben können, für welche Buchung die im unteren Bereich ausgewählte Aktion gelten soll. In diesem unteren Bereich können Sie alle Buchungen auf einmal (5) auswählen. Nachdem Sie die entsprechenden Buchungen markiert haben, müssen Sie sich nur noch entscheiden, ob Sie diese bestätigen (6) oder ablehnen (7) möchten. Wenn Sie die Gruppenbearbeitung nicht mehr benötigen, schließen Sie einfach das Fenster (8).

Sonderöffnungszeiten und Schließungen 

Auch in der Applikation können Sie Sonderöffnungszeiten und Schließungen einstellen. Mit dieser Funktion können Sie die Öffnungszeiten im Falle des Kalendertyps Einzeltermine für vorübergehende Einzelfälle ändern. Falls Sie diese Funktion noch nicht kennen, dann schauen Sie in einem vorherigen Kapitel nach, wo unter anderem diese Funktion der Admin-Seite erläutert wird.

Erstellung der Sonderöffnungszeiten und Schließungen

Wählen Sie Ihren Kalender vom Kalendertyp Einzeltermine aus. Klicken Sie auf das Datum und wählen Sie einen Tag aus, an dem Sie die Öffnungszeit ändern möchten. Die schon gewohnte Anzeige der Tage als aktiv/inaktiv und die farbigen Punkte, die Tagen mit Terminbuchungen kennzeichnen, helfen dabei, die Übersicht zu behalten. 

Nehmen wir als Beispiel Samstag, den 16. Mai, wo wir eine Sonderöffnungszeit einstellen werden. Gehen Sie auf den gewählten Tag und klicken Sie auf das Symbol ⁝ (Details) um die Option „Sonderöffnungszeiten / Schließungen“ zu öffnen, wo Sie die Sonderzeiträume bearbeiten können. 

Auf dieser Seite sind die allgemeinen Öffnungszeiten und schon vorher eingestellte Sonderzeiträume zu sehen. In diesem Fall ist der Samstag als Schließung gekennzeichnet, da er sonst ja ein freier Tag ist, und man sieht auch, dass an diesem Tag noch kein Sonderzeitraum eingestellt wurde.

Mit dem Datum (1) können Sie auch auf dieser Seite einfach zwischen den Tagen wechseln.

Klicken Sie unten in der rechten Ecke auf das Zeichen „+“, mit dem Sie einen neuen Sonderzeitraum registrieren können. Hier können Sie das Datum noch ändern (2) und den Typ des Sonderzeitraums (3) auswählen. Danach können Sie mit einem Klick den ganzen Tag (4) oder nur einen beliebigen Zeitraum (5) als Sonderöffnungszeit markieren. In unserem Beispiel haben wir für den ganzen Tag eine Sonderöffnungszeit registriert, die nach dem Klick auf „Speichern“ in der Liste der Sonderzeiträume erscheinen wird.

Auf der Seite der Sonderzeiträume können Sie oben rechts mit der Lupe das Seitenband aufrufen, wo Sie Ihren Zeitplan und die Termine des aktuellen Tages kontrollieren können. 

Gleichzeitige Erstellung von Sonderöffnungszeiten und Schließungen für mehrere Tage 

In unserem nächsten Beispiel erläutern wir Ihnen, wie Sie für mehrere Tage auf einmal Sonderzeiträume registrieren können. Klicken Sie auf das Symbol ⁝ (Details), um den Menüpunkt „Sonderöffnungszeiten und Schließungen“ zu öffnen. Klicken Sie auf das „+“, um einen neuen Zeitraum zu erstellen.

Wenn Sie nun auf das Datum (5) klicken, öffnet sich ein Kalender. Hier können Sie markieren, für welche Tage Sie die Sonderzeiträume festlegen möchten. Die markierten Tage werden in die Wiederholung einbezogen. Sie können die Markierung mit einem erneuten Klick jedoch auch wieder rückgängig machen. 

Danach müssen Sie den Typ des Sonderzeitraums (6) und den Zeitraum (7) auswählen. Wenn Sie hier „Beliebiger Zeitraum“ auswählen, können Sie den Anfang (8) und das Ende (9) selbst angeben. 

Über den im obigen Bild dargestellten Zeitenwähler können Sie durch Auswahl der Stunde und der Minuten sowohl den Start- als auch den Endwert für den Zeitraum eingeben. Nach Abschluss der Einstellungen wird der zusätzliche Zeitraum durch Klicken auf „Speichern“ an allen ausgewählten Tagen erfasst.

Wichtig: Zusätzliche Zeiträume, die für mehr als einen Tag erfasst wurden, können nach dem Speichern nur noch für jeden Tag einzeln geändert oder gelöscht werden.

Sonderöffnungszeiten und Schließungen ändern und löschen

Sie können die zuvor hinzugefügten Sonderöffnungszeiten und Schließungen jederzeit in der App bearbeiten oder löschen. Wählen Sie den Tag aus, für den Sie diese bearbeiten oder löschen möchten, klicken Sie auf die Kachel der Sonderöffnungszeit oder Schließung, die Sie löschen oder bearbeiten möchten, um die Einstellungsmöglichkeiten aufzurufen.

Wenn Sie einige Merkmale des Zeitraums bearbeiten möchten, müssen Sie lediglich auf Bearbeiten (10) klicken, um die entsprechenden Einstellungen vornehmen zu können. Klicken Sie danach auf „Speichern“, um die Änderungen zu speichern. Wenn Sie den zusätzlichen Zeitraum nicht mehr benötigen, können Sie ihn entfernen, indem Sie auf Löschen (11) klicken.

App-Einstellungen

Sie finden die Einstellungen der Applikation im Menü unter Einstellungen. Auf dieser Seite können Sie allgemeine Einstellungen an der App vornehmen, Benachrichtigungen anpassen und auf das Admin Center zugreifen.

Default-Unternehmen und -Kalender

Sie können festlegen, welches Unternehmen standardmäßig eingestellt ist und welchen Kalender die Applikation nach der Anmeldung standardmäßig öffnet. Sie können diese Werte auch löschen, indem Sie den leeren Listeneintrag auswählen.

Klicken Sie auf Admin-Einstellungen (3), um auf das Admin Center zuzugreifen, das Sie schon von der Weboberfläche gewohnt sind. Hier können Sie alle bisherigen Einstellungen an Ihrem Terminkalender vornehmen.

Auf der Seite „Benachrichtigungen einrichten“ können Sie pro Kalender festlegen, über welche Buchungen Sie auf Ihrem Handy benachrichtigt werden möchten. Standardmäßig werden Sie über Buchungen, die von Ihrem eigenen Konto getätigt werden, nicht benachrichtigt. Sie können jedoch auch auswählen, ob Sie auch über Buchungen im Admin Center (d. h. über Buchungen, die Ihre Mitarbeiter einstellen) oder nur über kundenseitige Buchungen benachrichtigt werden möchten. Natürlich können Sie beides” deaktivieren. Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Änderungen abzuschließen.

Benachrichtigungen einrichten

Richten Sie Buchungsbenachrichtigungen ein und werden Sie benachrichtigt, sobald eine neue Buchung eintrifft. 

Um Benachrichtigungen zu aktivieren, öffnen Sie „Benachrichtigungen“ im Menü „Einstellungen“ der App.

Sie können ganz einfach einstellen, über welche Kalenderbuchungen Sie benachrichtigt werden möchten. Bei aktiven Benachrichtigungen sehen Sie sofort die wichtigsten Details der Buchung, und im App-Symbol sehen Sie, wie viele neue Buchungen Sie erhalten haben. Sie können auch auf die Benachrichtigung klicken, um in die Applikation zu gelangen. Mit der „Neu“-Markierung werden Ihnen die neu eingegangenen Buchungen angezeigt.

Dunkelmodus

In den Einstellungen können Sie die Anzeige der Applikation an die Lichtverhältnisse bei Nacht anpassen, indem Sie auf das Feld „Dunkelmodus“ klicken. Unten sehen Sie einige Beispiele für Bildschirme der App im Dunkelmodus.

Sie können die Standardanzeige jederzeit wiederherstellen, indem Sie auf der Seite „Einstellungen“ auf „Hellmodus“ klicken.