Gestaltung und Grundlagen

Was ist eigentlich ein Online-Terminbuchungssystem? 

Mithilfe des persönlich gestalteten Terminbuchungssystems von termin-direkt können Ihre Kunden rund um die Uhr einen Termin bei Ihnen buchen. Sie möchten Ihren traditionellen Terminkalender austauschen und bei telefonischen Terminbesprechungen Zeit sparen? Sie würden Ihren Kunden gerne Terminerinnerungen schicken und Terminänderungen flexibel gestalten? Dann registrieren Sie ein Online-Terminbuchungssystem für Ihr Unternehmen! Sie und Ihr Kundenkreis können unser System 14 Tage kostenlos, unverbindlich und ohne Funktionsbegrenzung testen.

Erstellen Sie Ihren Account

Registrieren Sie sich

Gehen Sie auf  https://termin-direkt.de/provisioning/, oder klicken Sie auf der Hauptseite von termin-direkt.de auf Registrieren.  

Geben Sie auf der nächsten Seite den Namen Ihres Unternehmens (1) an oder einen Namen, an dem Ihre Kunden Sie erkennen können. Wenn Sie z.B. selbstständig sind, können Sie Ihren eigenen Namen angeben. Aus dem angegebenen Namen wird für Sie automatisch ein URL-Link generiert, der die Internetadresse Ihres Terminbuchungssystems ist. Den ersten von uns generierten Teil können Sie gerne ändern (2), wichtig ist, dass er keine Großbuchstaben, Leerzeichen und speziellen Zeichen enthält. Wenn Sie damit fertig sind, dann klicken Sie auf „Weiter“ (3).

Geben Sie auf dieser Seite Ihre E-Mail-Adresse (4), Ihr Passwort (5), Ihren Vor- und Nachnamen (6) und Ihre Telefonnummer (7) an. Ihre Telefonnummer brauchen wir, um Ihnen bei der Gestaltung des Kalenders helfen zu können, und an die angegebene E-Mail-Adresse senden wir die Buchungsbenachrichtigungen. Zum erfolgreichen Abschluss der Registrierung, bitten wir Sie, unsere AGB und Datenschutzrichtlinien zu akzeptieren (8). Klicken Sie auf „Jetzt testen“, um Ihren Account zu erstellen und mit der kostenlosen Testphase zu beginnen. Wichtig: Wir fragen Ihre Kreditkartendaten bei der Erstellung des Accounts nicht ab, denn die Registrierung ist unverbindlich. Wir treten am Ende der Testphase mit Ihnen in Kontakt, dann können Sie entscheiden, ob Sie das System weiter benutzen möchten. Wenn Sie vorher doch noch den angegebenen Firmennamen und den URL-Link ändern möchten, dann klicken Sie auf „Zurück“ (10).

Erste Schritte

Wählen Sie bei „Erste Schritte“ eine Kategorie aus, damit wir den für Ihre Branche am besten geeigneten Kalendertyp vorschlagen können. Klicken Sie auf die entsprechende Kategorie-Kachel (1), um fortzufahren.

Nach der Auswahl der entsprechenden Kategorie (1), haben Sie die Möglichkeit, weiteren Optionen zu wählen (2). Falls Sie keine passende Option gefunden haben, gehen Sie zurück und ändern Sie die Hauptkategorie (3). 

Falls Sie keine Kategorie finden, die Ihrer Branche entspricht, klicken Sie auf „Sonstiges…“. Im nächsten Schritt geben Sie bitte Ihren Beruf an (4), damit helfen Sie uns bei der Weiterentwicklung unseres Systems. Mit „Weiter“ (5) können Sie Ihre Antwort bestätigen und werden anschließend zur Gestaltung des Kalenders weitergeleitet.

Personalisieren Sie Ihren Kalender

Mit unserem Kalenderassistenten können Sie sowohl bei der ersten Gestaltung als auch bei der späteren Verwendung Ihres Terminbuchungssystems einen neuen Kalender erstellen. Nachdem Sie unseren Einstiegsfragebogen ausgefüllt haben, können Sie in der Typenauswahl sehen, welchen Typ wir Ihnen aufgrund Ihrer Antwort empfehlen. Wenn Sie der Meinung sind, dass aufgrund der besonderen Arbeitsweise Ihres Unternehmens der andere angezeigte Kalendertyp besser für Sie geeignet ist, können Sienatürlich auch diesen wählen.

Kalendertyp Einzeltermine

Mit Hilfe unseres Kalendertyps Einzeltermine können Ihre Kunden innerhalb der angegebenen Öffnungszeiten jederzeit einen Termin bei Ihnen buchen. Wir zeigen Ihnen in 3 einfachen Schritten, wie Sie Ihren eigenen Terminkalender erstellen, um Ihren Kunden und Ihnen die Buchung zu erleichtern!

Richten Sie Ihren Kalender ein

Nachdem Sie den Schritt „Erste Schritte“ abgeschlossen haben, können Sie sehen, welchen Kalendertyp wir Ihnen basierend auf Ihren Antworten im Schritt „Kalendertyp auswählen“ im Kalenderassistenten empfehlen. Sie können mit der Einrichtung des Kalenders fortfahren, indem Sie auf „Diesen Typ wählen“ (1) klicken.

Im nächsten Schritt müssen Sie Ihrem Kalender einen Namen geben (2) – Ihren Kunden wird Ihr Kalender unter diesem Namen angezeigt.

Weitere Einstellmöglichkeiten finden Sie in den nächsten Abschnitten (3).

Im ersten Abschnitt können Sie Ihre Öffnungszeiten angeben. Dies ist erforderlich,, weil Ihre Kunden nur zu den Öffnungszeiten buchen können. Bei Bedarf können Sie 

• die Öffnungszeiten in zwei Terminblöcken angeben (4): Ihre Öffnungszeiten werden in zwei Teile aufgeteilt, wodurch Sie zwischen Vormittag und Nachmittag eine Pause einlegen können.
• Öffnungszeiten für gerade und ungerade Wochen angeben (A/B-Woche) (5): Sie können für gerade und ungerade Wochen einen abweichenden Öffnungszeitenplan einstellen.
• das Wochenende ausblenden (6): Wenn Sie am Wochenende nicht geöffnet haben und die Samstage und Sonntage Ihren Kunden nicht anzeigen möchten, aktivieren Sie diese Option.

Wichtig: Sie können die Optionen „Zwei Terminblöcke“ und „Öffnungszeiten für gerade und ungerade Wochen angeben“ auch gleichzeitig nutzen. 

In der Tabelle (7) können Sie das jeweilige Öffnungszeitenfenster einstellen. Hier können Sie die Öffnungs- und Schließzeiten für jeden Tag festlegen. Mit einem Klick können Sie bestimmte Tage als arbeitsfreie Tage markieren (8). Mit der Funktion „Erste Zeile übernehmen“ (9) können Sie ganz einfach die gesamte Tabelle mit den in der ersten Zeile angegebenen Werten ausfüllen. Dies kann nützlich sein, wenn Ihre Öffnungszeiten jeden Tag gleich sind oder nur einige Tage geändert werden müssen.

Klicken Sie auf „Weiter“ (10), um zu den Einstellungen im nächsten Abschnitt zu navigieren.

Im Bereich Haupteinstellungen finden Sie folgende Optionen:

• Kalender in der Kundenansicht verstecken (11): Falls der Kalender intern benutzt wird und für Ihre Kunden nicht sichtbar sein soll, können Sie ihn mithilfe dieser Option ausblenden.
• Buchungsfunktion sperren (12): Beim Ankreuzen dieses Feldes werden Ihre Kunden nur über freie Zeitfenster informiert, können jedoch keine Reservierungen vornehmen. In diesem Fall zeigen wir die Telefonnummer des Ansprechpartners an und weisen Ihre Kunden darauf hin, dass er Sie über diese Nummer im Zusammenhang mit der Buchung kontaktieren kann.
• Kapazitäten (13): Anzahl der Termine, die für dieselbe Zeit gebucht werden können.
• Maximale Vorausbuchungszeit (Wochen) (14): Hier können Sie angeben, wie viele Wochen Ihre Kunden die verfügbaren Termine im Voraus sehen können.
• Frist für die Buchung von Terminen dieses Kalenders (15): In diesem Feld können Sie angeben, wie viele Stunden vor dem Terminbeginn eine Buchung eingetragen werden muss.  
• Änderungs- und Stornierungsfrist für Termine dieses Kalenders (16): In diesem Feld können Sie angeben, wie viele Stunden vor dem Terminbeginn eine Buchung noch geändert oder storniert werden kann.

Wenn Sie die obigen Optionen bearbeitet haben, sind Sie mit den Einstellungen fertig, die Sie zum Erstellen Ihres Kalenders benötigen. Der Inhalt der anderen Abschnitte wird in einem späteren Kapitel ausführlich behandelt. Sie können sie jetzt überspringen, indem Sie auf Speichern (17) klicken. Dadurch wird Ihr Kalender erstellt und Sie müssen nur noch Ihre Dienstleistungen zu Ihrem neuen Kalender hinzufügen.

Fügen Sie Ihre Dienstleistungen hinzu

Nach der Kalendergestaltung können Sie im nächsten Schritt diejenigen Dienstleistungen hinzufügen, die Ihre Kunden in diesem Kalender buchen können. Wenn zu Ihrem Kalender noch keine Dienstleistungen registriert wurden, dann klicken Sie auf „Dienstleistung hinzufügen“.

Bei der Erstellung Ihrer Dienstleistung geben Sie zuerst den Namen der Dienstleistung an (18). Weitere Einstellungen finden Sie in den nächsten Abschnitten (19).

Im Abschnitt Haupteinstellungen können Sie die Dauer der Dienstleistung (20) angeben. Falls Sie bei dieser Dienstleistung zusätzlich zu der für Ihre Kunden angezeigten Zeit noch eine Übergangszeit benötigen, können Sie diese nach Ankreuzen des Kontrollkästchens (21) in das Eingabefeld (22) eingeben. Diese Funktion kann nützlich sein, wenn Sie die Räumlichkeiten nach der Verabschiedung eines Gastes für den Empfang Ihres nächsten Kunden vorbereiten müssen.

Sie können auch einen Preis für die Dienstleistung angeben, einschließlich der entsprechenden Währung, (23) und einen Hinweistext einfügen (24). Der Hinweis zu diesem Service wird für Ihre Kunden unter einem Mehr…-Link angezeigt. Das können Informationen darüber sein, was Ihr Gast mitbringen soll, oder andere Ergänzungen, die Sie für wichtig halten.

Sie können die Dienstleistung detaillierter anpassen, indem Sie auf „Erweiterte Einstellungen“ klicken. Die Dienstleistung kann jedoch auch ohne diese erweiterten Einstellungen mit Speichern (28) sofort erstellt werden.  

Im Abschnitt „Erweiterte Einstellungen“ können Sie auf folgende Optionen zugreifen:

• Unbestimmte Dauer (26): In diesem Fall können Ihre Kunden kein bestimmtes Zeitfenster bei Ihnen buchen, sondern nehmen die Reservierung für den ausgewählten Tag auf unbestimmte Zeit vor.
• Ankunftszeit bei der Buchung angeben (27): Ihre Kunden müssen bei der Buchung angeben, wann sie voraussichtlich ankommen.

Unter dem Abschnitt Kundenansicht finden Sie die Einstellungen zur Anzeige der Dienstleistung, die in einem späteren Kapitel beschrieben werden.

Nachdem Sie die Dienstleistung gespeichert haben, haben Sie die Möglichkeit, weitere Dienstleistungen zu erstellen (29). Hier können Sie zwischen zwei Optionen wählen: eine komplett neue Dienstleistung (30) oder eine bestehende Dienstleistung zum Kalender hinzufügen (31). In diesem Schritt können Sie die kalenderbezogenen Dienstleistungen auch bearbeiten oder wieder aus dem Kalender entfernen (32).

Nachdem Sie die Dienstleistungen hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Kalender Speichern“ (33). Nun steht Ihr Kalender für die Terminbuchungen bereit.

Klicken Sie nach Abschluss des Assistenten auf „Weiter zur Kalenderansicht“ (34). Die Kalenderansicht ist gleichzeitig die Startseite des Admin Centers. Denken Sie daran, dass Sie Ihren erstellten Kalender jederzeit ändern können, z.B. unter Einstellungen (35).

Ihr erstellter Kalender wird in der Kalenderansicht ähnlich wie der hier im Bild dargestellte Beispielkalender angezeigt:

Testen Sie den Kalender aus Kundensicht

Sie können sich Ihren Kalender nicht nur im Admin Center, sondern auch in der Kundenansicht anschauen. Wechseln Sie dazu über das Dropdown-Menü in der Kopfzeile in die Kundenansicht.

In der Kundenansicht können Sie den gesamten Buchungsprozess durch eine Probebuchung ausprobieren. Wählen Sie einen Kalender und eine Dienstleistung aus (sofern nur je eine/r verfügbar ist, wird diese/r automatisch ausgewählt). Wählen Sie einen Termin aus, den Sie buchen möchten, und klicken Sie dann auf „Weiter“.

Auf der Seite „Abschließen“ sehen Sie die Details des zu buchenden Termins, den Sie noch löschen (1) oder ändern (2) können, ohne dass er erfasst wird. Sie können einen zusätzlichen Termin hinzufügen (3). Ihre persönlichen Daten werden automatisch ausgefüllt, da Sie mit Ihrem Admin-Konto eingeloggt sind, aber Ihre Kunden müssen diese natürlich mit ihrem eigenen Namen (4), ihrer E-Mail-Adresse (5) und ihrer Telefonnummer (6) ausfüllen. Sie können Ihre Buchung abschließen, indem Sie auf „Buchung abschließen“ (7) klicken. Keine Sorge, Sie können den Termin jederzeit ändern oder löschen, damit Sie diesen Zeitraum später wieder freigeben können.

Nach einer erfolgreichen Buchung gelangen Ihre Kunden zur unten stehenden Bestätigungsseite. Hier werden erfolgreiche Buchungen aufgelistet (8) oder es wird angezeigt, dass eine Terminbuchung aus irgendeinem Grund nicht abgeschlossen werden konnte (dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn zwei Ihrer Kunden gleichzeitig versuchen, denselben Termin zu buchen). Es wird bestätigt, dass eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse (9) gesendet wurde. Wir empfehlen Ihnen, selbst auch einmal zu prüfen, was für eine E-Mail nach der Buchung versendet wird, wegen der Probebuchung haben Sie ja selbst auch eine solche E-Mail erhalten. Auf der Bestätigungsseite sieht Ihr Kunde den Namen des Buchungssystems (10), und nachdem er alles überprüft hat, kann er sogar eine neue Reservierung starten (11).

Testen Sie die Terminverwaltung

Nachdem Sie Ihren Termin in der Kundenansicht gebucht haben, kehren Sie über das Dropdown-Menü zum Admin Center zurück. Sie können jederzeit zwischen den beiden Ansichten wechseln, sodass Sie prüfen können, wie Ihren Kunden die im Admin Center vorgenommenen Einstellungen angezeigt werden.

Im Admin Center ist die Kalenderansicht die Startseite Ihres Kalenders, hier können Sie Ihre Termine verwalten. Sie können auch schon sehen, dass der in der Kundenansicht gebuchte Termin Ihrem Kalender automatisch hinzugefügt wurde.

Wenn Sie die Maus auf die Buchung bewegen, sehen Sie die Details und die Termin-ID der Buchung. 

Wenn Sie auf den Termin klicken, öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem die Buchung nicht nur angezeigt wird, sondern auch bearbeitet werden kann. Im Pop-up-Fenster sehen Sie die zur Reservierung gehörenden Daten des Kunden: Name (1), E-Mail-Adresse (2) und Telefonnummer (3). Außerdem können Sie die Buchungsdetails einsehen: Sie können sehen, für welchen Kalender (4) und für welche Dienstleistung (5) die Buchung eingegangen ist, außerdem das entsprechende Datum (6) und die Uhrzeit (7). Sie können die Buchungsdetails ändern, indem Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (9) klicken. Wenn Sie die Reservierung entfernen möchten, können Sie dies mit Löschen (8) tun. Weitere Informationen zum Ändern und Stornieren einer Reservierung finden Sie in einem späteren Kapitel.

Wenn Sie die Reservierung mit unveränderten Kundendaten auf ein neues Datum verschieben möchten, können Sie die Reservierung einfach per Drag & Drop in das entsprechende Zeitfenster ziehen.

Wichtig: Wenn Sie eine Buchung ändern oder stornieren, senden Sie Ihren Kunden auch eine E-Mail an die in der Buchung angegebene E-Mail-Adresse. Wir empfehlen Ihnen, beide Funktionen auszuprobieren und zu schauen, welche E-Mail-Benachrichtigungen Sie erhalten haben!

Kalendertyp Wiederkehrende Termine & Events

In unserem Terminbuchungssystem können Sie nicht nur Kalender für Einzeltermine, sondern auch Kalender für wiederkehrende Termine & Events anlegen. Diese Art von Kalender ermöglicht es Ihren Kunden, einmalige oder wiederkehrende Dienstleistungen zu einem festen Zeitpunkt zu buchen.

Wir empfehlen diesen Kalender in erster Linie denjenigen unserer Kunden, die sich mit der Organisation von Schulungen und Veranstaltungen befassen oder regelmäßige Gruppenaktivitäten anbieten, für die sie einen Stundenplan benötigen. Für jede gebuchte Stunde können Sie Folgendes einstellen:

• einmalig oder wiederkehrend 
• das Datum und die Uhrzeit für einmalige Termine
• für wiederkehrende Termine außer dem Datum und der Uhrzeit auch die Häufigkeit und das Start- und Enddatum 
• die Anzahl der Plätze
• Hinweise

Um diese Einstellungen auszuprobieren, sehen wir uns die Schritte zum Erstellen des Kalenders an.

Richten Sie Ihren Kalender ein

Sie können mit der Erstellung eines Kalenders beginnen, indem Sie auf „Kalender / Neuen Kalender erstellen“ klicken. Wählen Sie in diesem Schritt den Typ „Wiederkehrende Termine & Events“ (1) aus.

Bei der Kalendergestaltung können Sie den Namen Ihres Kalenders (2) angeben, die weiteren Einstellungsoptionen sind in Abschnitte unterteilt, Sie finden sie unter (3). 

Im Bereich Öffnungszeiten können Sie Ihre allgemeinen Öffnungszeiten (4) eintragen, innerhalb derer Sie Ihre Termine erfassen möchten. Wenn Sie am Wochenende nicht geöffnet haben und Samstage und Sonntage Ihren Kunden nicht anzeigen möchten, aktivieren Sie die Option „Wochenende ausblenden“ (5).

Bei den Haupteinstellungen finden Sie die Optionen, die Sie zum Erstellen Ihres Kalenders benötigen. Wenn Sie beispielsweise Ihren Kalender vor Kunden verstecken (7) oder die Buchungsfunktion sperren möchten (8), können Sie dies hier tun. Sie können die Anzahl der Plätze allgemein (9) einstellen. Wir setzen für Ihre Stunden standardmäßig diesem Wert ein, Sie haben jedoch die Möglichkeit, für jede Stunde einen anderen Wert einzugeben.

Sie können eine Vorausbuchungszeit (10) angeben, die festlegt, wie viele Wochen Ihre Kunden im Voraus buchen können. Sie können die letztmögliche Buchung (11), Änderung oder Stornierung (12) der Termine einstellen. Die Werte zeigen hier an, wie viele Stunden vor der Reservierung jeder Kunde jeden Vorgang abschließen muss.

Wenn die obigen Optionen bearbeitet haben, sind Sie mit den Einstellungen fertig, die Sie zum Erstellen Ihres Kalenders benötigen. Der Inhalt der anderen Abschnitte wird in späteren Kapiteln ausführlich behandelt. Sie können sie jetzt überspringen, indem Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ (13) klicken. Dadurch wird Ihr Kalender erstellt, Sie müssen also nur noch Ihre Stunden zu Ihrem neuen Kalender hinzufügen.

Events anlegen

Im Schritt „Events anlegen“ können Sie Ihren Zeitplan hochladen. Wenn zu Ihrem Kalender noch keine Dienstleistungen hinzugefügt wurden, öffnet sich automatisch die Seite der Dienstleistungserstellung. Wenn Sie bereits über Dienstleistungen verfügen, können Sie mithilfe der Schaltfläche „Event hinzufügen“ entscheiden, ob Sie ein neues Event oder ein bereits bestehendes Event zu Ihrem Kalender hinzufügen möchten.

Beim Schritt „Events anlegen“ können Sie den Namen der Stunde/Dienstleistung (14) eingeben, mit der die Zeitpläne verknüpft werden. Die weiteren Einstellungen finden Sie nach Kategorien sortiert in den folgenden Abschnitten (15).

Im Bereich Haupteinstellungen können Sie die Dauer (16) sowie den Preis der Dienstleistung (mit Währung) (17) festlegen und Hinweise hinzufügen (18). Wenn Ihre Kunden auf diese Stunde/Dienstleistung klicken, wird Ihnen ein Pop-up-Fenster angezeigt. Hier können Informationen darüber angezeigt werden, was Ihr Gast mitbringen soll, oder andere Ergänzungen, die Sie für wichtig halten.

Klicken Sie auf „Weiter“ (19), um zum nächsten Abschnitt zu gelangen.

Sie können die Einstellungen für die Kundenansicht jetzt gerne überspringen, der Kalender kann auch ohne diese Einstellungen erstellt werden. Über das Hochladen von Bildelementen und die Einstellung des Aussehens erfahren Sie in späteren Kapiteln mehr.

Unter dem Menüpunkt „Erweiterte Einstellungen“ können Sie angeben, ob Sie bei der Buchung eine Ankunftszeit von Ihren Kunden erfragen möchten (20). Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“ (21).

Unter „Zeitpläne“ (22) können Sie angeben, wann die Stunden/Ereignisse stattfinden. Sie können für jede Stunde auch wöchentlich oder zweiwöchentlich wiederkehrende Zeiten oder einmalige Zeiten festlegen (26). Im ersten Fall können Sie einstellen, an welchen Tagen (27) und um wie viel Uhr die Stunden beginnen (23). Hier können Sie die Anzahl der Plätze pro Zeitplan ändern (24). Sie können das Start- (28) und Enddatum (29) des wiederkehrenden Ereignisses angeben. Standardmäßig ist das Startdatum der Tag, an dem Sie den Zeitplan erstellen, und es ist kein Enddatum angegeben, sodass die Stundenwiederholung „endlos“ ist.

Bei einem einmaligen Event müssen Sie nur angeben, an welchem Tag und um wie viel Uhr die Sitzung stattfinden soll bzw. wie viele Personen Sie empfangen können.

In beiden Fällen haben Sie die Möglichkeit, einen Hinweis (25) zu dem Termin zu schreiben. Mit einem Klick auf „Zeitplan hinzufügen“ (30) können Sie die einzelnen Ereignisse erfassen und mit „Speichern“ (31) alle Einstellungen für die Stunde speichern.

Im Schritt „Events anlegen“ wird das zuvor gespeicherte Event angezeigt, durch Klick auf den Namen (34) können Sie die dazugehörenden Zeiten (35) anschauen. Von dieser Seite aus können Sie die Zeitpläne ändern (36). Sie können jedes Mal unter dem Symbol ⁝ (Details) (37) den Zeitplan bearbeiten (38) oder löschen (39). Sie können zu der ausgewählten Stunde direkt neue Termine (40) oder ein komplett neues Event hinzufügen (32).

Durch Anklicken des Buttons „Kalender-Ansicht“ (33) können Sie alle zur Dienstleistung gebuchten Termine im Kalender überprüfen. Sie können die Stunden hier auch durch Anklicken ändern oder löschen oder von hier aus neue aufnehmen (42). Von dieser Seite können Sie jederzeit zur Listenansicht zurückkehren (43).

Nachdem Sie die erforderlichen Stunden-Terminpaare hinzugefügt haben, klicken Sie auf Kalender speichern (44), um Ihre Einstellungen in Ihrem Kalender sowohl in der Listenansicht (43) als auch in der Kalender-Ansicht (33) abzuschließen. Natürlich können Sie diese Einstellungen jederzeit ändern und Ihren Zeitplan später jederzeit bearbeiten.

Suchen Sie nach Abschluss des Assistenten die Kalenderansicht auf (45), welche die Startseite des Admin Centers ist. Denken Sie daran, dass Sie Ihren erstellten Kalender jederzeit ändern können, beispielsweise von der Seite der Kalendereinstellungen (46) aus.

Die erstellten Stunden/Events werden in der Kalenderansicht ähnlich wie im unten dargestellten Beispielkalender angezeigt:

Testen Sie den Kalender aus Kundensicht

Sobald Sie Ihren Kalender erstellt haben, können Sie sehen, wie Ihre Kunden ihn angezeigt bekommen. Wechseln Sie dazu über das Drop-Down-Menü in der Kopfzeile zur Kundenansicht.

Hier können Sie den Buchungsprozess durchlaufen und eine Testbuchung vornehmen. Wählen Sie einen Kalender aus (sofern nur einer vorhanden ist, wird er automatisch ausgewählt). Klicken Sie auf die Stunde, die Sie buchen möchten, geben Sie an, für wie viele Personen (1) Sie buchen möchten, und gehen Sie zum Abschluss auf Buchen (2).

Im Abschlussschritt sehen Sie die Details des gewählten Termins, die Sie noch löschen (4) oder ändern (5) können, ohne dass er registriert wird. Wenn Sie möchten, können Sie zu der Buchung einen zusätzlichen Termin hinzufügen (6). Persönliche Daten werden automatisch ausgefüllt, wenn Sie sich mit Ihrem Admin-Konto anmelden, aber Ihre Kunden müssen diese natürlich mit ihrem eigenen Namen (7), ihrer E-Mail-Adresse (8) und ihrer Telefonnummer (9) ausfüllen. Sie können Ihre Reservierung buchen, indem Sie auf die Schaltfläche „Buchung abschließen“ (10) klicken. Keine Sorge, Sie können dies jederzeit ändern oder löschen, damit der Zeitraum später wieder freigegeben werden kann.

Nach einer erfolgreichen Buchung gelangen Ihre Kunden zur unten stehenden Bestätigungsseite. Hier werden erfolgreiche Buchungen aufgelistet (11) oder es wird angezeigt, dass eine Terminbuchung aus irgendeinem Grund nicht abgeschlossen werden konnte (dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn zwei Ihrer Kunden gleichzeitig versuchen, für denselben Termin zu buchen). Es wird bestätigt, dass eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse (12) gesendet wurde. Wir empfehlen Ihnen, auch zu überprüfen, was für eine E-Mail nach der Buchung versendet wird, eine solche E-Mail haben Sie wegen der Probebuchung ja auch erhalten. Auf der Bestätigungsseite kann Ihr Kunde den Namen des Buchungssystems (13) sehen, und nachdem er alles überprüft hat, kann er sogar eine neue Buchung starten (14).

Testen Sie die Terminverwaltung

Nachdem Sie Ihre Reservierung in der Kundenansicht getätigt haben, kehren Sie über das Drop-down-Menü zum Admin Center zurück. Es steht Ihnen jederzeit frei, zwischen den beiden Ansichten zu wechseln, sodass Sie die im Admin Center vorgenommenen Einstellungen auch in der Kundenansicht überprüfen können.

Sie können Ihre Reservierungen in der Kalenderansicht im Admin Center verwalten. Sie sehen, dass die in der Kundenansicht getätigte Buchung automatisch zu Ihrem Kalender hinzugefügt wurde.

Durch Anklicken der Terminkachel sehen Sie in einem Pop-up-Fenster eine Liste der eingegangenen Buchungen für die Stunde. Durch Anklicken des Symbols ⁝ (Details) (1) für die Buchung können Sie die Einzelheiten der Buchung einsehen (2) oder die Buchung direkt ändern (3) oder stornieren (4). In diesem Pop-up-Fenster können Sie eine neue Reservierung (6) vom Admin Center aus für die ausgewählte Stunde erfassen.

Bei der Option „Buchung anzeigen“ sehen Sie im Fenster den Namen (7), die E-Mail-Adresse (8) und die Telefonnummer (9) des Kunden. Sie können überprüfen, für welchen Kalender (11) und für welche Dienstleistung (12) die Buchung eingegangen ist. Sie können das entsprechende Datum (13) und die Uhrzeit (14) sehen, außerdem wird angezeigt, für wie viele Personen die Buchung getätigt wurde (15). Die Reservierung kann hier auch storniert (16) oder bearbeitet (17) werden.

Weitere Informationen zum Ändern und Stornieren einer Reservierung finden Sie in einem späteren Kapitel.

Wichtig: Wenn Sie eine Buchung ändern oder stornieren, senden Sie Ihren Kunden damit auch eine E-Mail an die in der Buchung angegebene E-Mail-Adresse. Wir empfehlen Ihnen, beide Funktionen auszuprobieren und zu sehen, welche E-Mail-Benachrichtigungen Sie erhalten haben!

Überprüfen Sie die Benachrichtigungen

Unser System sendet Ihren Kunden bei der Buchung, Änderung oder Stornierung von Terminen automatische Benachrichtigungen an die bei der Buchung angegebene E-Mail-Adresse. Wir haben diese E-Mails als Vorlagen für Sie hochgeladen, aber es ist wichtig, sie zu überprüfen, bevor Sie eine Buchung mit echten Daten vornehmen.

Diese E-Mails haben Sie bereits bei der Probebuchung erhalten, somit können Sie sehen, wie die Benachrichtigungen Ihren Kunden angezeigt werden.

Wir empfehlen Ihnen, auch die Benachrichtigungen im Admin Center zu überprüfen, Sie müssen nur zu Einstellungen / Benachrichtigungen / Buchungsbenachrichtigungen gehen.

Auf dieser Seite sehen Sie, dass es für jede Veranstaltung separate E-Mail-Vorlagen gibt, wie z. B. bei einer neuen Terminbuchung oder einer Terminänderung und -stornierung.

Es gibt auch Bestätigungs-, Ablehnungs- und Termin-wartet-auf-Bestätigung-Buchungsbenachrichtigungen. Diese werden versendet, wenn die Buchungsbestätigungsfunktion aktiviert wird. Hier können Sie mehr darüber lesen.

Beim Klicken auf die jeweiligen Benachrichtigungskategorien sehen Sie, dass jede Kategorie eine Standard-E-Mail- und SMS-Vorlage hat. Die E-Mail-Vorlage ist aktiv, wird also tatsächlich an Ihre Kunden gesendet, die SMS-Vorlage ist standardmäßig inaktiv.

Klicken Sie auf die ausgewählte E-Mail-Vorlage, um deren Inhalt anzusehen, ändern Sie den Text, wenn Sie dies für erforderlich halten, oder deaktivieren Sie die Vorlage, wenn Sie nicht möchten, dass sie versendet wird.

Weitere Informationen zu den Einstellungen zum Einrichten von E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen finden Sie in einem späteren Kapitel.

Registrieren Sie Ihre schon bestehenden Buchungen

Nachdem Sie Ihre Kalender erstellt haben, können Sie diese auch über die Kalenderansicht aufrufen, welche die Startseite Ihres Admin Centers ist, oder indem Sie auf „Kalender / Kalenderansicht“ klicken. Hier können Sie neue Buchungen erfassen und bestehende verwalten. Wenn Sie möchten, dass die bisherigen Buchungen Ihres Online- oder Offline-Kalenders in Ihr neues System übernommen werden, können Sie jetzt ausprobieren, wie Sie diese erfassen können. WICHTIG: Wenn die Funktion „Buchungsbenachrichtigung an Kunden“ aktiviert ist, werden ihre Kunden über die Buchung benachrichtigt, falls Sie die Daten Ihrer Kunden angeben.

Kalendertyp Einzeltermine

Beim Kalendertyp Einzeltermine können Sie Ihre Reservierungen folgendermaßen erfassen:

• Klicken Sie auf den Zeitraum, in dem Sie den Termin buchen möchten.

• Geben Sie den Namen (1), die E-Mail-Adresse (2) und die Telefonnummer (3) Ihres Kunden ein.
  • Es ist wichtig, dass die Daten korrekt sind, da wir Ihrem Kunden aufgrund dieser Daten eine Benachrichtigung senden.
  • Wenn ein Kunde bereits im System registriert ist, müssen Sie nicht alle Informationen erneut eingeben. Sie müssen lediglich den Namen, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer Ihres Kunden eingeben und wir bieten Ihnen die entsprechenden Ergebnisse an.
• Wählen Sie die Dienstleistung für die Reservierung (4) aus.
• Wenn Sie das zuvor gewählte Datum (5) und die Uhrzeit (6) ändern möchten, können Sie dies hier noch tun.
• Geben Sie die Anzahl der Buchungen ein (7).

• Sie können die Reservierung buchen, indem Sie auf Speichern (9) klicken. Denken Sie daran, dass Sie diese Buchungen jederzeit ändern und stornieren können. Stellen Sie nur sicher, dass, wenn Sie bereits mit echten Buchungen arbeiten, Benachrichtigungen über diese Aktionen versendet werden.

Kalendertyp Wiederkehrende Termine & Events

Beim Kalendertyp Wiederkehrende Termin & Events können Sie Ihre Buchung folgendermaßen erfassen:

• Klicken Sie auf die Stunde, zu der Sie die Buchung hinzufügen möchten. 

• Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf „Neuen Termin vereinbaren“ (2).

• Geben Sie den Namen (3), die E-Mail-Adresse (4) und die Telefonnummer (5) Ihres Kunden ein.
  • Es ist wichtig, dass die Daten korrekt sind, da wir Ihrem Kunden aufgrund dieser Daten eine Benachrichtigung senden.
  • Wenn ein Kunde bereits im System registriert ist, müssen Sie nicht alle Informationen erneut eingeben. Sie müssen lediglich den Namen, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer Ihres Kunden eingeben und wir bieten Ihnen die entsprechenden Ergebnisse an.
• Geben Sie die Anzahl der Plätze an (6).

Sie können die Reservierung buchen, indem Sie auf Speichern (8) klicken. Denken Sie daran, dass Sie diese Buchungen jederzeit ändern und stornieren können. Stellen Sie nur sicher, dass, wenn Sie bereits mit echten Buchungen arbeiten, Benachrichtigungen über diese Aktionen versendet werden.