Personalisieren Sie Ihren Kalender

In diesem Kapitel finden Sie die Einstellungen, mit denen Sie die Darstellung Ihres Terminkalenders, seine allgemeine Funktion und den Vorgang der Terminbuchung anpassen können.

Gestalten Sie Ihren persönlichen Look

In ihrem Terminkalender müssen Sie nicht auf die Darstellung der Image- und Branding-Elemente Ihres Unternehmens verzichten. Sie haben die Möglichkeit, die Darstellung sowohl Ihres Terminkalenders als auch der darin enthaltenen Kalender und Dienstleistungen anzupassen.

Benutzen Sie termin-direkt als Webseite

Wenn Sie termin-direkt als Ihre Webseite nutzen möchten oder nur Ihren Terminkalender einfach mit möglichst vielen Gestaltungselementen und wichtigen Informationen befüllen möchten, müssen Sie nur unter „Einstellungen / Personalisierung der Kundenansicht“ die unten aufgeführten Einrichtungsoptionen durchgehen.

Logo

Klicken Sie auf „Suchen“ (1), um Ihr Firmenlogo hochzuladen. Unsere Empfehlung für die beste Auflösung des hochgeladenen Bildes sind 100 × 100 Pixel. Zudem sollte das Bild eine Größe von 20 MB nicht überschreiten.

Titelbild

Klicken Sie auf „Suchen“ (2), um das Titelbild hochzuladen. Unsere Empfehlung für die beste Auflösung des hochgeladenen Bildes sind 820 x 360 Pixel.  Zudem sollte das Bild eine Größe von 20 MB nicht überschreiten.

Kurzprofil

Hier können Sie eine kurze Beschreibung (bis zu 280 Zeichen) (3) einfügen, die Ihr Unternehmen prägnant charakterisiert. Das Kurzprofil wird auf der Hauptseite Ihres Terminplanes hervorgehoben.

Detaillierte Beschreibung

Hier können Sie Ihr Unternehmen und Ihre Tätigkeit ausführlicher beschreiben oder Ihren Kunden andere wichtige Informationen mitteilen (4). Diese Beschreibung wird im Abschnitt „Über uns“ auf der Hauptseite Ihres Terminkalenders angezeigt.

Kontakt

In diesem Abschnitt können Sie Ihre Kontaktinformationen eingeben, die im Abschnitt Kontakt auf der Hauptseite Ihres Terminkalenders angezeigt werden:

• Webseite (5): Wenn Sie eine Webseite haben, kopieren Sie Ihre URL hierhin, damit Ihre Kunden jederzeit von Ihrem termin-direkt-Kalender aus darauf zugreifen können, zum Beispiel https://termin-direkt.de
• Facebook-Seite (6): Wenn Sie eine Facebook-Seite haben, kopieren Sie deren eindeutige URL hierhin, damit Ihre Kunden jederzeit durch Klicken auf das Facebook-Symbol darauf zugreifen können.
• E-Mail-Adresse (7): Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an, unter der Ihre Kunden Sie erreichen können.
• Telefonnummer (8): Geben Sie die Telefonnummer an, unter der Sie für Ihre Kunden erreichbar sind.
• Adresse (9): Sie können die Adresse Ihres Unternehmens eingeben. Wenn Sie möchten, dass das Adresssymbol anklickbar ist und ein Google Maps-Link zur Adresse hinzugefügt wird, klicken Sie auf Google Maps-Link erstellen (10).
• Weitere Informationen (11): Hier können Sie zusätzliche Informationen eingeben, die Sie im Kontaktbereich anzeigen möchten (z.B. allgemeine Öffnungszeiten, offizielle Firmendaten).

Um die in der Kundenansicht vorgenommenen Änderungen abzuschließen, klicken Sie auf „Speichern“ (12).

Dienstleistungen

Neben der Eingabe grundlegender Informationen zu Ihrer Dienstleistung können Sie eine Reihe weiterer Einstellungen vornehmen, mit denen Sie Ihre Dienstleistungen anpassen können.

Eine Liste Ihrer bereits hinzugefügten Dienstleistungen finden Sie unter „Dienstleistungen / Dienstleistungen verwalten“.

Hier können Sie wie gewohnt eine Dienstleistung hinzufügen, indem Sie auf „Dienstleistung hinzufügen“ (1) klicken. In der Liste der Dienstleistungen können Sie deren Reihenfolge ändern, indem Sie das Drag-&-Drop-Symbol (6) mit der Maus erfassen und an die entsprechende Stelle ziehen. Die Reihenfolge hier bestimmt die Reihenfolge der Dienstleistungen sowohl in der Kundenansicht als auch im Admin Center.

Bei den Dienstleistungen finden Sie am Ende jeder Zeile das Symbol mit den 3 Punkten, mit dessen Hilfe Sie auf die Funktion „Bearbeiten“ zugreifen können (2). Darüber hinaus können Sie die Dienstleistung weiteren Kalendern (3) und Fragen (4) zuordnen. Wenn Sie die Dienstleistung nicht mehr benötigen, können Sie diese auch löschen (5).

Wichtig: Wenn Sie eine Dienstleistung löschen, werden alle Einstellungen endgültig aus dem System entfernt.

Klicken Sie unter dem Symbol ⁝ (Details) auf Bearbeiten (2). Öffnen Sie den Abschnitt Kundenansicht, um die Dienstleistung in der Kundenansicht zu personalisieren. 

• Laden Sie ein Bild (7) hoch! Wir empfehlen Ihnen, ein 1:1-Bild für die richtige Bildqualität zu wählen.
• Sie können die Farbe Ihrer Dienstleistung (8) angeben. Diese wird bei einem zeitgesteuerten Kalender in der Kundenansicht angezeigt und ermöglicht Ihnen auch im Admin Center eine bessere Übersicht.
• Fügen Sie eine kurze Beschreibung Ihrer Dienstleistung mit bis zu 160 Zeichen ein (9).
• Fügen Sie eine detaillierte Beschreibung Ihrer Dienstleistung ein (10). Diese wird in der Kundenansicht unter der Schaltfläche Mehr… versteckt.
• Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Kunden die Dauer der Dienstleistung sehen, können Sie diese durch Deaktivieren der zugehörigen Option (11) ausblenden.

Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, vergessen Sie nicht, die Bearbeitung durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ (13) abzuschließen.

Kalender

Neben der Angabe grundlegender Informationen zu Ihrem Kalender können Sie eine Reihe weiterer Einstellungen vornehmen, um Ihren Kalender zu personalisieren.

Eine Liste Ihrer bereits hinzugefügten Kalender finden Sie unter „Einstellungen / Kalendereinstellungen“. Hier können Sie auf die Schaltfläche „Neuen Kalender erstellen“ (1) klicken, um einen komplett neuen Kalender-Assistenten zu starten, der Sie Schritt für Schritt durch den Gestaltungsprozess führt. In der Kalenderliste können Sie die Reihenfolge der Kalender ändern, indem Sie sie durch Ziehen des Drag-&-Drop-Symbols (6) an die entsprechende Position setzen. Die Reihenfolge hier bestimmt die Reihenfolge der Kalender sowohl in der Kundenansicht als auch im Admin Center.

In der Zeile jedes Kalenderlisteneintrags finden Sie das Symbol ⁝ (Details), das die für den Kalender verfügbaren Funktionen anzeigt. Von hier aus können Sie Änderungen am Kalender vornehmen (2) und den Kalender zusätzlichen Dienstleistungen zuordnen (3). Durch Anklicken des Menüpunktes Terminkalender (4) können Sie in die Kalenderansicht navigieren und die eingegangenen Reservierungen im Kalender verwalten. Wenn Sie den Kalender nicht mehr benötigen, können Sie ihn löschen (5). Wichtig: Wenn Sie Ihren Kalender löschen, werden alle Ihre Einstellungen und alle Ihre Buchungen dauerhaft aus unserem System entfernt.

Klicken Sie unter dem Symbol ⁝ (Details) auf Bearbeiten (2). Nach dem Öffnen des Abschnitts Kundenansicht kommen Sie zu den Einstellmöglichkeiten für die Personalisierung des Kalenders in der Kundenansicht. 

• Laden Sie ein Bild zu Ihrem Kalender (7) hoch! Wir empfehlen Ihnen, ein 1:1-Bild für eine angemessene Bildqualität hochzuladen.
• Geben Sie eine kurze Beschreibung von bis zu 160 Zeichen für Ihren Kalender ein (8).
• Geben Sie eine detaillierte Beschreibung Ihres Kalenders ein (9). Diese wird unter einer Schaltfläche Mehr… in der Kundenansicht ausgeblendet.
• Ansicht der verfügbaren Zeiten für den Kunden (10): Sie können über die im Bild gezeigten Optionen festlegen, wie Ihre Kunden den Kalender sehen. Mit der Ansicht „Datum und Uhrzeit“ (11) können Ihre Kunden aus einem Kalender mit Monatsansicht zunächst auswählen, welchen Tag sie buchen möchten, anschließend können sie die Uhrzeit wählen. Mit der Ansicht „Kalenderansicht“ (12) können Ihre Kunden die Termine nach Tagen sehen.
• Unter (13) können Sie die Details Ihrer vorherigen Auswahl festlegen:
  • Für Datum und Uhrzeit können Sie festlegen, ob die Uhrzeiten in einer Drop-down-Box oder – wie im Bild dargestellt – im Quadrat angezeigt werden sollen.
  • In der Kalenderansicht können Sie wählen, ob die Zeiten eines Tages oder einer ganzen Woche auf einmal angezeigt werden oder ob die Zeiten mit oder ohne Zeitskala angezeigt werden.
• Kontakt-Telefonnummer (14): Hier können Sie angeben, unter welcher Telefonnummer Sie für Ihre Kunden in Bezug auf den bestimmten Kalender erreichbar sind.

Weitere Optionen finden Sie im Abschnitt Admin-Einstellungen:

• Standard-Ansicht für den Admin (15): Sie können einstellen, dass Ihr Kalender in der Kalenderansicht eine ganze Woche oder nur einen ganzen Tag anzeigen soll.
• Detaillierte Kalenderansicht (16): Wenn Sie möchten, können Sie auch eine benutzerdefinierte zeitliche Einteilung für Ihren Kalender festlegen. Standardmäßig berechnen wir aus der Dauer Ihrer Dienstleistungen die zeitliche Einteilung des Kalenders. Möchten Sie aber beispielsweise, dass Ihr Kunde nicht nur ganze Stunden buchen, sondern Startzeiten alle 5 Minuten reservieren kann, können Sie dies hier in das zugehörige Eingabefeld (17) eingeben.

Denken Sie daran, die Einstellungen durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ (18) abzuschließen.

Persönliche CSS

In unserem Menüpunkt „Einstellungen / Personalisierung der Kundenansicht“ können Sie nicht nur benutzerdefinierte Branding-Elemente hochladen, sondern auch das komplette Erscheinungsbild Ihres Kalenders mit einzigartigen CSS umfassend anpassen. In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen einige der Einstellmöglichkeiten, die Sie mit dieser Funktion vornehmen können.

Im Abschnitt Stil (CSS) können Sie das Aussehen Ihres Terminkalenders auswählen (1). Die Option „Standard“ enthält den aktuellen Stil, Sie können Ihren Terminkalender jederzeit auf diesen Stil zurücksetzen. Wenn Sie „Benutzerdefiniert“ auswählen, können Sie das Standarddesign mit dem von Ihnen angegebenen Stil überschreiben. Dafür müssen Sie lediglich die .css-Datei, die die Konvertierungen enthält, auf eine sichere, mit https-Protokoll versehene Webseite hochladen und deren Link in das Eingabefeld „Link zu benutzerdefiniertem CSS“ (2) einfügen.

WICHTIG: Die .css-Datei sollte die Elemente enthalten, die Sie ändern möchten, und unser System überschreibt automatisch die entsprechenden Teile des Standardstils und behält alle Einstellungen bei, die nicht geändert wurden.

Durch Öffnen der Kundenansicht Ihres Terminkalenders können Sie mit der F12-Taste den CSS-Code unserer Website aufrufen. Mit dem Tool „Elemente“ können Sie einzelne Elemente einer Seite auswählen und die Code-Schnipsel dafür abrufen. Sie können hier auch Änderungen vornehmen und die Ergebnisse der Änderungen sofort sehen. Wenn Ihnen die Änderung gefällt, müssen Sie also nur die entsprechenden Code-Schnipsel in eine .css-Datei kopieren. Sehen wir uns einige Beispiele für Einstellungsoptionen an.

Änderung der Farben

Um die Hintergrundfarbe jedes Elements zu ändern, suchen Sie nach dem Attribut „background: # 111111“. Hier können Sie die Farbe des Elements beliebig ändern, indem Sie den hexadezimalen Farbcode überschreiben, aber auch der eingebaute Farbwähler des Browsers hilft Ihnen dabei. So können Sie beispielsweise die Hintergrundfarbe der Seite, der Kopfzeile, die Farbe der Kalenderelemente oder auch den Stil der Schaltflächen festlegen. Im letzteren Fall können Sie die Einstellungen auch basierend auf den Schlüsselwörtern für jedes Ereignis spezialisieren – Sie können beispielsweise die Standardfarbe der Schaltfläche angeben und festlegen, wie sie sich ändern soll, wenn wir mit der Maus darauf gehen oder darauf klicken. 

Der Code „color: # 111111“ bezieht sich auf die Schriftfarben, sodass Sie die Farbe des Textes in jedem Element auf ähnliche Weise ändern können.

Änderung des Layouts und der Größe

Mit den Schlüsselwörtern „margin“ und „padding“ können der Abstand und die Einrückung der Elemente festgelegt werden. Wenn Sie beispielsweise den entsprechenden Wert in Pixel für „padding“ reduzieren, wird das Element nach links verschoben.

Die Größe jedes Elements kann mit den Werten der Schlüsselwörter „height“ und „width“ angepasst werden. Sie können damit beispielsweise die Größe jeder Schaltfläche ändern.

Andere Darstellungseinstellungen

Natürlich können Sie nicht nur vorhandene Code-Schnipsel überschreiben, sondern auch die Eigenschaften jedes Elements mit neuen Schlüsselwörtern erweitern oder sogar zusätzliche Elemente auf der Seite anzeigen lassen. Sie können beispielsweise zu Ihrem Kalender einen Rahmen hinzufügen oder Ihre festen Stunden in tabellarischer Form in die Seitenleiste einfügen.

Anpassung des Buchungsprozesses

In diesem Abschnitt sehen wir uns die Einstellungen an, die für die Sonderoptionen im Buchungsprozess gelten. Sie können die Reihenfolge der Buchungsschritte anpassen und allgemeine Einstellungen vornehmen, die sich auf den Buchungsprozess auswirken.

Reihenfolge

Die Reihenfolge des Buchungsprozesses können Sie unter „Einstellungen / Personalisierung der Kundenansicht“ im Abschnitt Buchungsprozess anpassen. Diese Einstellungen sind besonders wichtig, wenn Sie mehrere Kalender haben.

Wichtig: Wenn Sie auch über einen Kalender vom Typ Wiederkehrende Termine & Events verfügen, steht Ihnen nur die Reihenfolge der Buchungsschritte: Kalender – Dienstleistung zur Verfügung.

Hier können Sie aus folgenden Optionen wählen:

• Reihenfolge der Buchungsschritte: Kalender – Dienstleistung (1): Der Kunde kann zuerst einen Kalender und dann eine Dienstleistung auswählen. Diese Option kann nützlich sein, wenn Kunden in der Regel zuerst den Standort oder den Mitarbeiter aussuchen, bei dem sie buchen möchten, und dann aus den dort verfügbaren Dienstleistungen wählen.
• Reihenfolge der Buchungsschritte: Dienstleistung – Kalender (2): Der Kunde wählt zuerst eine Dienstleistung, dann einen Kalender aus. Diese Option kann sinnvoll sein, wenn Kunden in der Regel zuerst aussuchen, welche Dienstleistung sie in Anspruch nehmen möchten, und erst dann entscheiden, zu welchem verfügbaren Standort/Mitarbeiter sie gehen möchten.
• Reihenfolge der Buchungsschritte: Dienstleistung – Einzelkalender sowie Kalender mit allen Terminen aus den Einzelkalendern (3): Der Kunde wählt zuerst ein Dienstleistung und dann einen Kalender aus. Ergänzt wird der Schritt der Kalenderauswahl durch eine Kalenderoption „Alle Termine“, die dem Kunden alle verfügbaren Zeiten aus allen Kalendern anbietet und die Buchung nach deren Abschluss in einem zufällig ausgewählten Kalender erfasst. Diese Option ermöglicht es Ihrem Kunden, aus den Kalendern zu wählen. Ist es dem Kunden jedoch egal, welchen Standort/Mitarbeiter er aufsuchen möchte, wird ihm nach dem Zufallsprinzip ein Kalender zugeordnet.
• Nur Auswahl der Dienstleistung in Verbindung mit der Option „Alle verfügbaren Terminangebote“ (4): Nach Auswahl der Dienstleistung springt das System sofort in die Zeitauswahl, wo dem Kunden entsprechend der Funktion des Kalenders „Alle Termine“ alle freien Zeiten aller Kalender angeboten werden. Beim Buchungsabschluss ordnet das System den Termin dann nach dem Zufallsprinzip einem Kalender zu. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn es Ihren Kunden egal ist, welcher Mitarbeiter sie empfängt, und sie somit keine unnötigen Entscheidungen treffen müssen.
• Buchungsanfrage-Modus (5): Diese Buchungsmethode kann nur verwendet werden, wenn Sie den Terminkalender über die REST-API in ein anderes System integrieren. In diesem Fall werden Dienstleistung und Kalender in der verbundenen Oberfläche ausgewählt.

Allgemeine Einstellungen

Die allgemeinen Einstellungen ermöglichen es Ihnen, diejenigen Buchungseinstellungen festzulegen, die sich auf Ihr gesamtes Terminbuchungssystems auswirken, und zeigen Ihnen, wie Sie die Sprache im Admin Center und in der Kundenansicht einstellen können. Sie finden diese Optionen unter „Einstellungen / Allgemeine Einstellungen“.

Buchungseinstellungen

Hier finden Sie einige Optionen in Bezug auf die Buchungseinstellungen, mit denen Sie festlegen können, wie Ihr gesamter Terminkalender funktioniert.

• Kunden können für den aktuellen Tag nicht buchen. (1): Bei dieser Option können Sie die Buchung für den aktuellen Tag blockieren. Ihre Kunden können nur Termine ab dem nächsten Tag buchen. Wenn Sie genau angeben möchten, wie viele Stunden vor dem Termin eine Buchung vorgenommen werden muss, können Sie dies in den Kalendereinstellungen tun.
• Termine können von den Kunden nicht geändert oder gelöscht werden. (2): Wenn Sie diese Option aktivieren, können Ihre Kunden eine zuvor über unser System getätigte Buchung nicht stornieren oder ändern. In diesem Fall zeigen wir Ihren Kunden Ihre Telefonnummer an, damit sie mit Ihnen in Kontakt treten können.
• Kalenderauswahl für Kunden deaktivieren (3): Wählen Sie diese Option, wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Kunden alle Kalender sehen. Sie können einige Ihrer Kalender über einen speziellen Link mit einigen Ihrer Kunden teilen, diese können jedoch nicht aus den Kalendern auf der Hauptseite wählen.
• Ersten verfügbaren Termin anzeigen (4): Mithilfe dieser Option wird der erste verfügbare Zeitpunkt beim Schritt Kalender sowohl im Kalender Einzeltermin als auch im Kalender Wiederkehrende Termine & Events angezeigt.
• ICS-Kalendereinladungen an die Terminbenachrichtigungen anhängen (5): Die angehängte ICS-Datei erstellt einen Kalendereintrag im kundeneigenen Kalender (z.B. MS Outlook, Google Kalender, Apple iCal, Mozilla Sunbird etc.).
• Benachrichtigungen senden (6): Wenn Sie diese Option deaktivieren, erhalten Ihre Kunden keine E-Mail über ihre Buchung.
• Buchungen außerhalb der Öffnungszeiten im Admin Center erlauben (7): Mit dieser Einstellung können Buchungen im Admin Center auch für außerhalb der Öffnungszeiten vorgenommen werden. Diese Einstellung gilt auch für Mitarbeiter, welche die Berechtigung haben, eine Reservierung zu ändern.
• Überbuchungen im Admin Center erlauben (8): Im Admin Center können Buchungen vorgenommen werden, die die Kapazität des angegebenen Zeitfensters überschreiten. Diese Einstellung gilt auch für Mitarbeiter, welche die Berechtigung haben, eine Reservierung zu ändern.

Buchungsbestätigung

Wenn die Buchungsbestätigungsoption aktiviert ist, werden neue Buchungen in unserem System als ausstehende Buchung erfasst und Sie haben die Möglichkeit, diese zu bestätigen oder abzulehnen. Bitte überprüfen Sie in diesem Fall die E-Mail-Vorlagen noch einmal, da Ihr Kunde zunächst über den Eingang der Buchung (Vorlage „Termin wartet auf Bestätigung“) informiert wird. Erst nachdem Sie den Termin bestätigt oder abgelehnt haben, senden wir ihm die entsprechende E-Mail-Benachrichtigung.

Die Einstellung finden Sie im Bereich „Einstellungen / Allgemeine Einstellungen / Buchungsbestätigung“. Hier können Sie angeben, ob Sie die Funktion für Ihre registrierten (9) bzw. nicht registrierten (10) Kunden einstellen möchten. Darüber hinaus können Sie festlegen, ob nicht bestätigte Buchungen bei der Berechnung der freien Plätze im Kalender „Wiederkehrende Termine & Events“ berücksichtigt werden müssen. (11) 

Spracheinstellungen

Im Bereich „Einstellungen / Allgemeine Einstellungen“ finden Sie alle sprach- und länderspezifischen Einstellungen.

Sie können die Standardsprache in der Kundenansicht (12) und im Admin Center (13) festlegen. Selbstverständlich können Ihre Kunden und Mitarbeiter dies bei Bedarf ändern. Sie können hier auch einstellen, ob Sie die Anredeform „Sie“ in der Kundenansicht verwenden möchten (14).

Wenn Sie die Zeiten in einer anderen Zeitzone anzeigen lassen möchten, können Sie hier die Standardzeitzone Ihres Landes ändern (15).

Sie können auch angeben, welche Landesvorwahl (16) sowohl im Admin Center als auch in der Kundenansicht beim Buchen und Verwalten von Buchungen angezeigt wird. Diese ist natürlich auch individuell einstellbar, sie bestimmt hier nur, welche Vorwahl im System voreingestellt ist.

Vergessen Sie nicht, die vorgenommenen Änderungen zu speichern (17).

Fordern Sie zusätzliche Informationen zur Terminbuchung an

In diesem Abschnitt überprüfen wir alle Einstellungen, die für die Anforderung zusätzlicher Informationen bei einer Terminbuchung gelten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie zu Ihrer Buchung zusätzliche Informationen hinzufügen und diese Anforderungen ändern können.

Fragen

Sie haben zwei Möglichkeiten, die Fragen-Funktion im Terminbuchungssystem zu nutzen: Sie können bei der Buchung zusätzliche Informationen von Ihren Kunden anfordern oder sogar eigene Kommentare schreiben. Sie können Fragen auch einer oder mehreren Dienstleistungen zuordnen. Dieses Kapitel zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie diese Einstellungen vornehmen.

Wählen Sie zunächst „Fragen verwalten“ aus dem Menü „Dienstleistungen“:

Danach klicken Sie auf „Neue Frage hinzufügen“:

Geben Sie auf der Seite „Neue Frage hinzufügen“ im ersten Schritt den Text der Frage ein (18). Sie können dann die Art der Antwort (19) auswählen. Dafür gibt es folgende Optionen:

• Kontrollkästchen: ermöglicht Ihren Kunden die Wahl zwischen Ja und Nein durch Ankreuzen eines Kontrollkästchens.
• Freitext: Ihre Kunden können beliebige Textantworten in ein Eingabefeld schreiben.
• Listenauswahl: Ihre Kunden können aus den von Ihnen angegebenen Listenelementen wählen.
• Datum: Eine Datumsauswahl wird angezeigt, mit deren Hilfe Ihre Kunden auf die Frage antworten können. 

Wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden die Frage bei der Buchung sehen, aktivieren Sie die Option „Für Kunden anzeigen“ (20). Wenn Sie das Kästchen leer lassen, werden nur Sie die Frage im Admin Center sehen.

Verwenden Sie die Option Pflichtfeld (21), um anzugeben, ob die Beantwortung der Frage obligatorisch ist. Wichtig: Wenn Sie diese Option wählen und die Frage auch in der Kundenansicht anzeigen lassen, dann muss die Frage sowohl bei der Buchung im Admin Center als auch bei der Buchung in der Kundenansicht beantwortet werden. 

Unter „Erweiterte Einstellungen“ (22) können Sie der Frage eine eindeutige ID zuweisen, was bei der Verwendung von Webhook- und REST-APIs nützlich sein kann, wenn Sie auf die Frage verweisen möchten.

Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, können Sie mit einem Klick auf „Speichern“ (23) die neue Frage erstellen.

Nach dem Antworttyp „Kontrollkästchen“ gehen wir auch die Einstellmöglichkeiten für die anderen Typen durch.

Bei einer Freitextfrage wird die Einstellmöglichkeit um die Optionen Formatbeschränkung (25), Minimale (26) und Maximale Zeichenanzahl (27) erweitert. Hier können Sie angeben, dass Sie einen beliebigen Wert als Antwort akzeptieren oder als Antwort nur Text/Zahlen erwarten. Sie können die die Optionen Minimale und Maximale Zeichenanzahl verwenden, um die Länge der von Ihnen erwarteten Antwort zu begrenzen. Wenn Sie in beiden Feldern denselben Wert eingeben, können Sie eine genaue Anzahl von Zeichen angeben.

Geben Sie bei einer „Listenauswahl“-Frage den Wert des Listenelements (28) an, das Sie als mögliche Antwort anbieten möchten, und fügen Sie es dann zur Liste hinzu (29). In der Tabelle Listenelemente (30) sehen Sie die bereits hinzugefügten Elemente. Wenn Sie diese nicht mehr in der Liste anzeigen lassen möchten, können Sie sie jederzeit löschen (31). 

Beim Antworttyp Datum können Sie festlegen, welchen Mindest- (32) und welchen Höchstwert (33) Werte die von Ihrem Kunden gegebene Antwort annehmen darf. Diese Werte werden ab Beginn der Buchung berechnet. Sie können auf Vorbuchungszeiträume mit negativen Werten verweisen. Wenn Sie beispielsweise ein Geburtsdatum anfordern möchten, können Sie -100 und 0 verwenden, damit Ihr Kunde nur einen vergangenen Wert eingeben kann.

Sie finden die gespeicherten Elemente unter dem Menüpunkt „Fragen verwalten“. Hier wird auch angezeigt, welche Frage mit welcher Dienstleistung verknüpft ist. Neu aufgenommene Fragen werden standardmäßig allen Dienstleistungen zugewiesen.

Wenn Sie unter „Zugeordnete Dienstleistungen“ auf das Stecknadelsymbol (35) klicken, können Sie ändern, für welche Dienstleistungen Ihren Kunden die Frage angezeigt wird. Nachdem Sie überprüft haben, welchen Dienstleistungen Sie die Frage zuweisen möchten (37), speichern Sie die Änderungen (38).

Sie sind jetzt mit der Erstellung der Fragen fertig. Um zu sehen, wie sich der Buchungsprozess für Ihre Kunden verändert hat, wechseln Sie mit der vertrauten Ansichtsauswahl in die Kundenansicht. Hier sehen Sie einige Beispielfragen:

Fragentyp Ja/Nein

Diese Art von Frage können Sie nutzen, um das Abonnement Ihres Newsletters zu bestätigen, die Buchungsbedingungen zu akzeptieren oder in anderen ähnlichen Fällen.

Fragentyp Freitext

Bei den Freitextfragen können Ihre Kunden sonstige Bedürfnisse im Zusammenhang mit Ihrem Service angeben oder Sie können zusätzliche Informationen von Ihren Kunden anfordern, wie z. B. deren Wohnadresse.

Fragentyp Listenauswahl

Die Listenauswahl ermöglicht es Ihren Kunden z.B., aus verschiedenen Untertypen einer bestimmten Dienstleistung zu wählen oder einen bevorzugten Fachmann anzugeben. Verwenden Sie diesen Fragentyp, wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden aus den von Ihnen angegebenen Optionen eine Antwort wählen.

Fragentyp Datum

Mit dieser Frage können Sie das Geburtsdatum Ihrer Kunden erfragen oder alle Fragen stellen, bei denen Sie die Antwort auf ein Datumsformat beschränken möchten.

Die Fragen werden in den Buchungsdetails im Admin Center wie folgt angezeigt. Hier sind auch die Fragen sichtbar, bei denen die Option „Für Kunden anzeigen“ nicht aktiviert ist.

Pflichtfelder für die Terminbuchung

Auf der Seite „Einstellungen / Allgemeine Einstellungen“ können Sie angeben, welche Informationen für registrierte Kunden (1), nicht registrierte Kunden (2) und im Admin Center (3) erforderlich sind. Wenn Sie beispielsweise nicht nach einer Telefonnummer fragen und keine SMS-Benachrichtigungen senden möchten, können Sie es hier deaktivieren.

Passen Sie Ihr Datenmanagement an

Am 25. Mai 2018 ist in Deutschland die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union in Kraft getreten, die den Schutz der Verarbeitung personenbezogener Daten gewährleisten soll.

Im Terminkalender termin-direkt sind Sie als Datenverantwortlicher für die Verwaltung und Aufbewahrung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den Datenverarbeitungsaktivitäten von termin-direkt zuständig. Um der Verordnung gerecht zu werden, stehen in Ihrem Terminbuchungssystem folgende Funktionen zur Verfügung:

• Kunden, die einen Termin buchen, müssen ihre Einwilligung zur Datenverwaltung erteilen, um ihre Buchungen abschließen zu können.
• Für die Datenverwaltung und -aufbewahrung im Terminkalender ist eine Vorlage für eine Datenschutzerklärung in das System integriert.
• Standardmäßig werden Kundendaten für Terminbuchungen, die älter als 3 Jahre sind, automatisch gelöscht. Im Admin Center können Sie jedoch die Aufbewahrungszeit und die Art und Weise anpassen, wie Sie diese löschen.

Die Einstellungen zur Datenverwaltung finden Sie im Admin Center unter „Einstellungen / Datenverarbeitung“.

Geben Sie Ihre Datenschutzerklärung ein

Fügen Sie zur Vorlage für eine Datenschutzerklärung Ihre Unternehmensinformationen hinzu, um die Erklärung offiziell zu machen. Sie können den Text der Erklärung auch an Ihre Datenschutzmaßnahmen anpassen. Wichtig ist beispielsweise zu beschreiben, ob Sie die im Terminkalender erfassten Daten in einem anderen System oder zu anderen Zwecken speichern. Auf dieser Oberfläche können Sie auch auf die englische, deutsche und slowakische Version der Erklärung zugreifen, sodass Sie den Inhalt der Einwilligung bei Bedarf sprachspezifisch (1) einstellen können.

Über die Variablen (2) werden die im Menüpunkt „Konto / Persönliche Daten“ eingegebenen Informationen im Vorlagetext angezeigt. Falls Sie keine eigene Webseite haben, hinterlassen Sie bitte im entsprechenden Bereich einen Link zu Ihrem Termin.

Sie können einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung anhängen, indem Sie in der Datenschutzerklärung Ihres Termins auf das Symbol Link einfügen (3) klicken.

Wenn Sie mit den Einstellungen fertig sind, können Sie über die Schaltfläche Vorschau (4) überprüfen, wie die Datenschutzinformationen Ihren Kunden angezeigt werden. Klicken Sie dann auf Speichern, um Ihre Änderungen abzuschließen.

Automatisches Löschen von Buchungsdaten

Buchungsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) können gemäß der einschlägigen DSGVO und unserer Datenschutzerklärung nur für eine begrenzte Zeit in unserem System gespeichert werden, sodass Daten, die älter als 3 Jahre sind, automatisch gelöscht werden.

Mit den Einstellungen zum automatischen Löschen von Buchungsdaten haben Sie jedoch die Möglichkeit, diesen Zeitraum zu personalisieren und festzulegen, wie lange nach dem Termin die Buchungsdaten gelöscht werden sollen.

Im „Feld Frist für die Aufbewahrung von Buchungsdaten“ (5) können Sie einen Zeitraum kürzer als 3 Jahre einstellen, im entsprechenden Drop-down-Feld können Sie auswählen, ob Sie die Aufbewahrungszeit in Einheiten von Jahr, Monat oder Tag angeben möchten. Wenn Ihre Aktivität die lange Speicherung von Buchungskundendaten nicht rechtfertigt, können Sie diese Zeit auf einige Tage verkürzen.

Im Kontrollkästchen „Termin löschen“ (6) können Sie auch die gesamte Buchung automatisch löschen lassen oder nur die zur Buchung gehörenden Kundendaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) entfernen. In diesem Fall bleibt der Buchungseintrag erhalten und wird nur mit „anonymisierten“ Daten in das System übernommen. Standardmäßig wird für den Termin nur eine „Anonymisierung“ durchgeführt, wenn Sie möchten, dass die gesamte Reservierung automatisch gelöscht wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen!

Wichtig: Kunden ohne registrierten Account, deren letzte Buchung älter als die angegebene Frist ist, werden ebenfalls komplett aus der Kundenliste entfernt.

Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, können Sie Ihre Änderungen mit der Schaltfläche „Speichern“ (7) abschließen.

Benachrichtigungen einrichten

Mit Hilfe der Benachrichtigungsfunktion können Sie die E-Mail-Vorlagen rund um Buchungsvorgänge umfangreich anpassen, Erinnerungen an Ihre Kunden senden und sogar SMS-Benachrichtigungen erstellen.

E-Mail-Benachrichtigungen

Bei der Verwaltung Ihrer online gebuchten Termine ist es wichtig, dass Sie Ihre Kunden richtig informieren können. In diesem Abschnitt führen wir Sie durch die Einstellungen für E-Mail-Vorlagen im Menü „Benachrichtigungen“, damit Sie diese ganz einfach personalisieren können.

Im Menü Benachrichtigungen können Sie auch SMS-Vorlagen erstellen, deren Einstellungen hier zu finden sind.

Unter „Einstellungen / Benachrichtigungen“ können Sie auf Ihre aktuellen Benachrichtigungen zugreifen und diese bearbeiten oder neue Vorlagen hinzufügen.

Buchungsbenachrichtigungen

Im Untermenü Buchungsbenachrichtigungen können Sie die Benachrichtigungsvorlagen nach Sprache auflisten (1). Auf dieser Seite sehen Sie die Aktivitäten, die im Zusammenhang mit Buchungen durchgeführt werden können. Wenn Sie auf den Namen der Aktivität (2) klicken, finden Sie für jede eine Standard-E-Mail-Vorlage (4). Klicken Sie auf „Neue Benachrichtigung hinzufügen“ (3), um eine neue Vorlage zu erstellen. Sie können die Vorlagen nach Ihren Wünschen bearbeiten, deaktivieren (6), wenn sie nicht versendet werden sollen. Nur die von Ihnen erstellten Benachrichtigungen können dauerhaft gelöscht werden, die Standardvorlagen nicht. Hinter dem Symbol ⁝ (Details) (7) können Sie die Vorlage ändern oder optional löschen.

Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen, können Sie die Benachrichtigung basierend auf einer Reihe von Parametern einstellen.

Über die Benachrichtigungsart (8) können Sie angeben, ob Sie eine E-Mail- oder SMS-Benachrichtigung erstellen möchten.

Geben Sie das Ereignis (9) an, zu dem Sie die Benachrichtigung versenden möchten. Bei dem Ereignis „Neuer Termin“ erhalten Ihre Kunden beispielsweise eine Nachricht nach Versand der Buchung.

Wählen Sie den Gültigkeitsbereich (10) aus, d.h. für welche Buchungen die Benachrichtigung gilt. Sie haben die Möglichkeit, für jede Buchung eine Vorlage festzulegen, oder Sie erstellen kalender- oder dienstleistungsspezifische Benachrichtigungen. Sie können nur eine Benachrichtigung mit demselben Gültigkeitsbereich für eine Aktivität einrichten.

WICHTIG: Unser System kontrolliert automatisch die für dieselbe Aktivität eingestellten Benachrichtigungen. Wenn Sie eine Standardbenachrichtigung, eine kalender- und eine servicespezifische Benachrichtigung eingestellt haben, wird nur die buchungsspezifische Nachricht versendet, damit Ihre Kunden keine weiteren Nachrichten zu einer Buchung erhalten.

Beispiel: Angenommen, zum Kalender 1 gehören die Dienstleistungen A und B. Für Kalender 1 und Dienstleistung A ist eine E-Mail-Benachrichtigung eingerichtet. Bei einer Reservierung für Dienstleistung A wird die für die Dienstleistung angegebene Benachrichtigung versendet, bei einer Reservierung für Dienstleistung B wird die Vorlage für Kalender 1 versendet.

Sie können jede Benachrichtigung auf Deutsch, Englisch, Ungarisch und Slowakisch erfassen (11). Wenn Ihre Kunden Ihren Online-Terminkalender in mehr als einer Sprache nutzen, wird die Nachricht immer in der entsprechenden Sprache versendet.

Sie können einstellen, ob die Benachrichtigung aktiv sein soll (12). Wenn Sie die Vorlage nicht löschen, sie aber aus irgendeinem Grund nicht versenden möchten, deaktivieren Sie diese einfach. Später können Sie sie immer noch problemlos wieder aktivieren.

Beim Erstellen einer E-Mail-Benachrichtigung müssen Sie deren Betreff (13) und Text (14) eingeben. In diesen Eingabefeldern können Sie über den Menüpunkt „Variablen“ Begriffe in den Text einfügen, die automatisch durch die entsprechenden buchungsspezifischen Werte ersetzt werden. Weitere Informationen zur Funktionsweise von Variablen finden Sie hier.

Zeitgeplante Benachrichtigungen

Mit diesen Benachrichtigungen können Sie Ihren Kunden eine zeitgeplante Benachrichtigung basierend auf dem Beginn ihres Termins senden. Wenn Sie beispielsweise Ihren Kunden eine Erinnerungsnachricht eine Stunde vor oder eine Woche nach ihrem Termin senden möchten, um sie an den Termin zu erinnern oder sie auf eine neue Terminbuchung aufmerksam zu machen, empfehlen wir die Verwendung von zeitgeplanten Benachrichtigungen.

Im Menü Benachrichtigungen können Sie Ihre zeitgeplanten Vorlagen im Untermenü „Zeitgeplante Benachrichtigungen“ verwalten. Klicken Sie auf „Zeitgeplante Benachrichtigungen“, um die Liste der zeitgeplanten Benachrichtigungen zu öffnen. Hier können Sie neue Benachrichtigungen erstellen, bestehende aktivieren und deaktivieren sowie diese durch Auswahl der entsprechenden Funktion unter dem Symbol ⁝ (Details) ändern oder löschen.

Wenn Sie eine neue Erinnerung erstellen, müssen Sie die Benachrichtigungsparameter angeben.

Geben Sie die Benachrichtigungsart (1) an und wählen Sie dann als Ereignis „Zeitgeplante Benachrichtigungen“ (2). Legen Sie die Zeitregel (3) fest und fügen Sie ggf. weitere hinzu (4). Wählen Sie den Gültigkeitsbereich (5) und die Sprache (6) aus, stellen Sie ein, ob die Benachrichtigung aktiv sein soll (7) und geben Sie den Betreff (8) und den Text (9) der Benachrichtigung ein. Sie können hier auch die Variablen verwenden, über die Sie in einem späteren Kapitel mehr erfahren werden. Um Ihre Einstellungen zu finalisieren, klicken Sie auf „Speichern“.

Sowohl bei den Benachrichtigungen für Buchungstätigkeiten als auch bei zeitgeplanten E-Mail-Benachrichtigungen wird am Ende des eingegebenen Textes automatisch eine Tabelle mit den Buchungsdetails eingefügt.

Variablen

Sie können Variablen sowohl für E-Mail- als auch für SMS-Benachrichtigungen verwenden. Diese Variablen werden gemäß den Buchungsdetails automatisch ersetzt.

Außerdem finden Sie Variablen im Eingabefeld für den Betreff und den Text von E-Mails und SMS-Benachrichtigungen. Deren Inhalt wird aufgrund unterschiedlicher formaler Anforderungen leicht unterschiedlich sein. In SMS-Benachrichtigungen finden Sie beispielsweise Variablen, die das Wort ohne Akzent einfügen.

Schauen wir uns ein konkretes Beispiel an. Wenn wir eine Buchung mit den folgenden Informationen vornehmen:

… erhalten Sie unter Verwendung der Standardvorlage die folgende E-Mail:

Man erkennt einerseits, dass wir die Benachrichtigung immer durch die Angaben zur gegebenen Terminbuchung ersetzen, damit alle Ihre Kunden eine personalisierte Nachricht erhalten. Darüber hinaus müssen Sie die E-Mail nicht neu schreiben, wenn Sie eine der Admin-Einstellungen ändern, unser System ersetzt die Daten automatisch.

SMS-Benachrichtigungen

Dank des umfassenden Benachrichtigungsmanagements von termin-direkt können Sie Ihre Kunden nicht nur per E-Mail informieren, sondern ihnen auch Benachrichtigungen und Erinnerungen zu ihren Terminbuchungen per SMS zusenden.

Wie bei E-Mail-Benachrichtigungen können Sie die SMS-Vorlagen in „Einstellungen / Benachrichtigungen“ überprüfen und bearbeiten. Sie haben, wie auch bei den E-Mail-Vorlagen, die Möglichkeit, die verschiedenen Benachrichtigungsparameter für ereignisbasierte und zeitgeplante SMS-Benachrichtigungen umfassend anzupassen.

Durch die Angabe der Benachrichtigungsart (1) können Sie zwischen dem E-Mail- und SMS-Format wählen, mit dem Ereignis (2) legen Sie fest, für welchen Buchungsvorgang die Benachrichtigung versendet wird. Mit dem Gültigkeitsbereich (3) können Sie Benachrichtigungen für alle Buchungen oder nur für bestimmte Kalender und Dienstleistungen versenden. Sie können den Text einer Nachricht in mehreren Sprachen (4) zu einer Benachrichtigung hinzufügen, was hilfreich ist, wenn Ihre Kunden Ihren Online-Terminkalender in verschiedenen Sprachen nutzen. Sie können das Versenden der gegebenen Benachrichtigung aktivieren oder deaktivieren (5), es ist jedoch wichtig zu wissen, dass bei einer Deaktivierung der SMS-Funktion im Menü „Einstellungen / Benachrichtigungen / SMS-Guthaben“ auch die hier aktivierte SMS-Benachrichtigung nicht versendet wird. Im Eingabefeld (6) können Sie den eindeutigen Text der SMS-Benachrichtigung eingeben, der durch Variablen unterstützt werden kann. Auf diese Weise können Sie Begriffe in den Text einfügen, die automatisch durch die entsprechenden Werte in der Buchungsbenachrichtigung ersetzt werden. Unterhalb des Eingabefeldes finden Sie den SMS- und Zeichenzähler (7), der anzeigt, wie viele Guthabeneinheiten die von Ihnen angegebene Vorlage pro Beitrag verbraucht und wie viele Zeichen in diese Nachricht passen.

WICHTIG: Eine SMS kann 160 Zeichen ohne Akzent enthalten. Wenn Sie einen Buchstaben mit Akzent verwenden, können nur 70 Zeichen innerhalb einer Guthabeneinheit verwendet werden. Auch wenn der Text der Benachrichtigung länger ist, erhalten Ihre Kunden diese weiterhin als eine Nachricht, jedoch wird der Betrag entsprechend der Anzahl der verbrauchten SMS-Guthabeneinheiten von Ihrem Guthaben abgezogen. Wichtig: Wir können nur SMS-Benachrichtigungen senden, deren Text maximal 3 Guthabeneinheiten verbraucht. 

Guthaben aufladen

Sie müssen also Ihr SMS-Guthaben aufladen, um tatsächlich SMS versenden zu können. Dies können Sie auf der Seite „Einstellungen / Benachrichtigungen / SMS-Guthaben“ tun, wo Sie die Einstellungen für den Versand Ihrer SMS-Benachrichtigungen verwalten können. Auf dieser Seite finden Sie den Aktivierungs-Deaktivierungs-Schieberegler (10), in einem Feld sehen Sie die Anzahl der verfügbaren Guthaben (11) und darunter die von uns angebotenen SMS-Pakete. Wenn Sie Ihr SMS-Guthaben aufladen möchten, klicken Sie beim entsprechenden Paket auf „Aufladen“ (12).

Von hier aus werden Sie zu einem Formular weitergeleitet, in dem Sie das ausgewählte Paket ändern (13) und die Zahlungsmethode (14) angeben können. Geben Sie nach Auswahl des Pakets und der Zahlungsmethode Ihren Nachnamen (15) und Vornamen (16), Ihre E-Mail-Adresse (17) und Ihre Telefonnummer (18) an. Bitte geben Sie im Schritt Rechnungsadresse Ihre genaue Firma (19) an – dies ist wichtig, da wir die Rechnung an diesen Firmennamen ausstellen. Wählen Sie das Land (20), geben Sie Ihre genaue Adresse mit Postleitzahl (21), Ort (22), Straße und Hausnummer (23) an. Falls Sie über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder eine Steuernummer verfügen, geben Sie diese bitte an (24). Nach Eingabe der Daten sehen Sie am Ende der Seite den Netto- und Bruttopreis des ausgewählten Pakets (25). Wenn Sie alles überprüft haben und bestellen möchten, klicken Sie auf Bezahlen (26). Wir leiten Sie dann zu Barion bzw. PayPal weiter, wo Sie Ihre Bestellung bezahlen können. Nach der Zahlung wird das gekaufte SMS-Paket automatisch Ihrem aktuellen Guthaben hinzugefügt.

Sollte Ihr SMS-Guthaben bald aufgebraucht sein, benachrichtigt Sie unser System mit einer automatischen E-Mail, damit Sie Ihr SMS-Guthaben jederzeit wieder aufladen können.