Nutzung im Alltag

Buchungsübersicht

Kalenderansicht

In der Kalenderansicht sehen Sie Ihre Reservierungen und Termine in der traditionellen erweiterten Ansicht. Dies ist die Admin-Startseite Ihres Terminkalenders, auf die Sie über den Menüpunkt „Kalender / Kalenderansicht“ zugreifen können.

In dieser Ansicht können Sie auswählen, welchen Kalender Sie sehen möchten (1). Sie können festlegen, ob der Kalender einen Tag oder eine ganze Woche anzeigen soll (3) –  und entsprechend zwischen Wochen / Tagen hin- und herschalten oder mit dem Öffnen der Datumsauswahl direkt zu einem bestimmten Datum springen (2). Auch in dieser Ansicht können Sie auf die Kalendereinstellungen (5) zugreifen, mit denen Sie den Kalender beliebig anpassen können. Sie können auch jederzeit von der Kalenderansicht zur Listenansicht wechseln (4).

Multi-Kalender-Ansicht

Die Multi-Kalender-Ansicht kann für Sie nützlich sein, wenn Sie über mehrere Kalender vom Typ Einzeltermine verfügen. In dieser Ansicht können Sie Ihre Terminkalender und die dazugehörigen Buchungen nebeneinander sehen, hier können Sie auch direkt neue Buchungen hinzufügen oder die bestehenden verwalten.

In dieser Ansicht können Sie aus der Drop-down-Liste (1) auswählen, welche Kalender Sie gleichzeitig sehen möchten. Sie können festlegen, ob die Kalender in Wochen- oder Tages-Ansicht angezeigt werden (3) sollen, bzw. Sie können mit der Datumsauswahl zum gewählten Zeitraum springen (2).

Eine neue Buchung können Sie über den Button „Neuer Termin“ (4) oder durch Anklicken des entsprechenden Zeitfensters vornehmen. Klicken Sie auf die Terminkachel der bereits gebuchten Termine, um diese zu ändern oder zu löschen.

Wichtig: Reservierungen können nur innerhalb eines bestimmten Kalenders auf ein neues Datum verschoben werden!

Mit „Layout wechseln“ (5) können Sie die Ansicht gemäß den beiden in den Bildern gezeigten Optionen ändern: Entweder werden die Kalender nach Tagen gruppiert oder der Terminplan wird für jeden Tag nach Kalendern angezeigt.

Listenansicht

Neben der erweiterten Kalenderansicht können Sie Ihre Reservierungen auch in der Listenansicht anschauen. Sie können darauf zugreifen, indem Sie auf „Kalender / Listenansicht“ oder in der Kalenderansicht auf die Schaltfläche „Listenansicht“ klicken.

In der Listenansicht sehen Sie standardmäßig die heutigen Daten. So haben wir im Beispielbuchungskalender für diesen Tag noch keine Reservierung erhalten.

Auf dieser Seite können Sie angeben, von welchem Kalender Sie die Buchungen sehen möchten (1). Mithilfe der Datumsauswahl (2) können Sie zu einem anderen Tag wechseln, ein benutzerdefiniertes Intervall mit Angabe des Start- und Enddatums oder einen von uns angebotenen Standardzeitraum auswählen. Klicken Sie auf „Datum löschen“, um die Buchungen für den ausgewählten Kalender ohne Filter anzuzeigen.

Von hier aus können Sie auch eine neue Buchung erfassen (3), zur Kalenderansicht navigieren (4), die aufgelisteten Buchungen durchsuchen (5) oder die Anzeige der Tabelle ändern (6).

In der Liste „Kalender wählen“ können Sie auswählen, für welchen Kalender Sie die Buchungen auflisten möchten. Hier können Sie alle Ihre Kalender mit einem Klick auswählen.

Sie können die Buchungen in dieser Ansicht auch löschen (10) oder bearbeiten (9), indem Sie die entsprechende Option unter dem Symbol ⁝ (Details) auswählen (7). Danach können Sie den Vorgang im gewohnten Pop-up-Fenster fortsetzen.

Durch das Öffnen von Buchungen können Sie zusätzliche Informationen zu den Reservierungen sehen, die standardmäßig nicht angezeigt werden. Sie können die Tabelle anpassen, indem Sie auf das Einstellungen-Symbol klicken. Hier können Sie auswählen, welche Spalten Sie gleich in der Listenansicht sehen möchten. Die Informationen in den Spalten, die nicht ausgewählt werden, werden durch das Öffnen der Buchung angezeigt.

Wenn Sie bereits viele Buchungen in der ausgewählten Ansicht haben, erscheint eine Einstellmöglichkeit in den Tabelleneinstellungen, wo Sie festlegen können, wie viele Buchungen pro Seite angezeigt werden sollen (ohne auf die nächste Seite zu wechseln).

Terminverwaltung

In diesem Kapitel wird der Vorgang zum Ändern und Stornieren von Buchungen erläutert. Sie können eine Buchung aus jeder der im vorherigen Abschnitt vorgestellten Ansichten initiieren, sei es eine Terminbuchung im Kalendertyp Einzeltermine oder im Typ „Wiederkehrende Termine & Events“.

Termin bearbeiten

Sie können die in Ihrem Terminkalender eingegangenen Buchungen ändern, indem Sie unter den Terminangaben auf „Bearbeiten“ klicken.

Die Felder, die bearbeitet werden können, werden aktiv, sodass Sie die mit der Buchung verbundenen Dienstleistungen, das Datum und die Uhrzeit sowie optional die Antworten auf die Fragen und andere spezielle Details ändern können.

Nachdem Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie nur noch auf „Speichern“ klicken, um die Änderungen abzuschließen. Wenn Sie jedoch auch die Kundeninformationen für Ihre Buchung ändern möchten, klicken Sie auf „Kundendaten bearbeiten“.

Sie können aus zwei Optionen wählen, indem Sie auf „Kundendaten bearbeiten“ klicken:

• Mit einem anderen Kundensatz verknüpfen:
  • Diese Option kann nur verwendet werden, um Kundendaten für eine bestimmte Buchung zu bearbeiten. Die Buchung wird vom zuvor eingegebenen Kunden „getrennt“. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Ihre Buchung auf einen ganz anderen Kunden umschreiben möchten.
• Kundeninformationen bearbeiten:
  • Mit dieser Option navigieren Sie zum Kundenprofil und bearbeiten die Kundendaten so, dass sie für alle Buchungen des Kunden gültig sind. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn sich die Telefonnummer des Kunden geändert hat und Sie diese einheitlich in den Kundendaten und damit in allen zugehörigen Buchungen aktualisieren möchten.

Durch Auswahl der Option „Mit einem anderen Kundensatz verknüpfen“ werden bei den Terminangaben auch die Felder mit den Kundendaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) aktiv, sodass Sie diese direkt bearbeiten können.

Sie können die Änderungen abschließen, indem Sie auf „Speichern“ klicken. Wählen Sie „Abbrechen“, um zu den Terminangaben zurückzukehren und Ihre Änderungen zu verwerfen.

Mit der Option „Kundendaten bearbeiten“ navigieren Sie zum Kundendatenblatt. Hier können Sie in den automatisch aktiv gewordenen Feldern Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer die notwendigen Änderungen vornehmen. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen abzuschließen, die für alle Kundenbuchungen gelten. Klicken Sie auf „Abbrechen“, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Die allgemeine Bedienung des Kundendatenblatts können Sie in einem späteren Kapitel nachlesen.

Terminbuchung löschen

Sie können die eingegangenen Terminbuchungen aus Ihrem Kalender entfernen, indem Sie bei den Terminangaben auf „Löschen“ klicken.

Wenn Sie auf „Löschen“ klicken, erscheint ein Fenster, in dem Sie das Löschen noch abbrechen oder endgültig bestätigen können.

Wichtig: Durch das Löschen wird die Reservierung dauerhaft aus dem System entfernt. Die Daten des zur Buchung gehörenden Kunden bleiben jedoch in Ihrem System erhalten, Sie finden diese weiterhin in der „Kundenliste“.

Kundenverwaltung

In Ihrem Terminkalender können Sie Kundendaten entweder von den Terminangaben jeder Buchung oder der Liste Ihrer Kunden aus einfach einsehen und bearbeiten. In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Daten Ihrer Kunden verwalten können.

Kundenliste

Im Menü „Kalender / Kundenliste“ können Sie auf die Liste zugreifen, die Folgendes enthält:

• Kunden, die ohne Registrierung eine Terminbuchung vorgenommen haben,
• registrierte Kundenkonten (unabhängig davon, ob bereits eine Terminbuchung im System erfasst wurde),
• zu den Ressourcengruppen gehörende Accounts, die als Kunde im System gebucht haben.

Auf der Seite der Kundenliste können Sie Kundensätze danach filtern, ob sie eine Registrierung haben (1), oder Sie können nach Kundendaten suchen (2).

Sie können die Kundendaten öffnen, indem Sie beim jeweiligen Kunden auf das Symbol ⁝ (Details) klicken, oder Sie können die Bearbeitung oder Löschung des Kunden direkt aus diesem Menü veranlassen.

Kundendatenblatt

Durch Auswahl der Option „Kundendaten öffnen“ können Sie das Datenblatt des ausgewählten Kunden öffnen und dort Ihre Daten überprüfen (1) und die Liste der Terminbuchungen (2) einsehen.

Sie können auf verschiedene Aktionen im Zusammenhang mit der Terminbuchung zugreifen, indem Sie auf das Symbol ⁝ (Details) einer beliebigen Reservierung in der Terminliste klicken: Sie können die Buchung einsehen, bearbeiten oder direkt löschen.

Das Formular für die Terminangaben öffnet sich in einem neuen Fenster. Dort können nur die Buchungsdetails bearbeitet werden. Durch Schließen des Formulars gelangen Sie bequem zurück zum entsprechenden Kundensatz.

Kundendaten bearbeiten

Im Kundensatz können Sie die Kundendaten ändern, indem Sie auf „Bearbeiten“ klicken.

Die Felder Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Kunden werden aktiv. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Speichern“, um die Bearbeitung abzuschließen oder auf „Abbrechen“, um die Änderungen zu verwerfen.

Wichtig: Wenn Sie Ihre Kundeninformationen bei den Kundendaten ändern, gilt die Änderung für alle Buchungen dieses Kunden.

Kunden löschen

Bei den Kundendaten haben Sie die Möglichkeit, die Daten Ihres Kunden durch Klicken auf „Löschen“ dauerhaft zu entfernen.

Anschließend können Sie das Löschen in einem Bestätigungs-Pop-up durch Auswahl von „Ja“ bestätigen oder zum Kundenprofil zurückkehren, ohne den Löschvorgang abzuschließen.

Wichtig: Wenn Sie einen Kunden löschen, werden seine Daten aus all seinen Buchungen gelöscht.

Buchungen, bei denen der zugehörige Kunde entfernt wurde, werden wie folgt angezeigt:

Zu diesen „anonymen“ Buchungen kann jederzeit ein neuer Kunde hinzugefügt werden: Durch Anklicken der Schaltfläche „Bearbeiten“ wird die Option „Kundendaten hinzufügen“ angezeigt, um die gewünschten Daten des neuen Kunden zu erfassen.

Kundensätze zusammenführen

Mit der Funktion zum Zusammenführen von Kundensätzen können Sie mehrere Kundendatensätze zusammenführen. Bei dieser Gelegenheit:

• werden die Buchungen ausgewählter Kunden mit einem Kunden verknüpft und
• die ausgewählten unnötigen Kundendatensätze werden automatisch gelöscht.

Diese Funktion kann sinnvoll sein, wenn beispielsweise ein Kunde Buchungen mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen getätigt hat und daher im System dupliziert wird.

Die Zusammenführung der Kundensätze kann durch Auswahl der Option „Kundensätze zusammenführen“ unter dem Symbol ⁝ (Details) eines beliebigen Kundendatensatzes gestartet werden kann.

Der erste Schritt besteht darin, alle Kundendatensätze auszuwählen, die Sie einschließen möchten. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.

Im nächsten Schritt müssen Sie angeben, welcher von den zuvor ausgewählten Kunden in Zukunft der verbleibende Kundendatensatz sein wird, in dem die anderen ausgewählten Kundensätze „zusammengeführt“ werden.

Im letzten Schritt können Sie sehen, welcher der zusammengeführte Kunde ist (1) und welche Kundendatensätze gelöscht (2) werden. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Zusammenführung abzuschließen. Mit „Abbrechen“ können Sie zu den vorherigen Schritten zurückkehren und die Einstellungen ändern.

Sobald die Zusammenführung abgeschlossen ist, wird angezeigt, dass zum ausgewählten Kunden die Terminbuchungen der zusammengeführten Kunden übernommen und die zusammengeführten Kunden aus dem System gelöscht wurden.

Wichtig:

• Wenn ein registrierter und ein oder mehrere nicht registrierte Kunden ausgewählt sind, wird automatisch der registrierte Kunde der zusammengeführte Kunde sein.
• Man kann mehrere registrierte Kunden zusammenführen.
• Accounts, die über eine Sonderrolle verfügen, können nicht zum Zusammenführen ausgewählt werden.

Kalender bearbeiten

Sonderöffnungszeiten und Schließungen

Im termin-direkt Online-Terminbuchungssystem können Sie ganz einfach eine Sonderöffnungszeit oder eine vorübergehende Schließung festlegen, ohne Ihre allgemeinen Öffnungszeiten ändern zu müssen.

Sie finden im Admin Center die Funktion „Sonderöffnungszeiten / Schließungen“ im Kalendertyp Einzeltermine unter dem Menüpunkt „Kalender / Kalenderansicht“.

In der Kalenderansicht können Sie für jeden Tag eine Sonderöffnungszeit und eine vorübergehende Schließzeit festlegen, indem Sie das Zahnradsymbol für diesen Tag verwenden.

WICHTIG: Sonderöffnungszeiten haben Vorrang vor vorübergehenden Schließungen. Wenn Sie also in einem Zeitintervall sowohl eine Sonderöffnungszeit als auch eine vorübergehende Schließung festgelegt haben, wird dieses Intervall als buchbar markiert. Wenn Sie die zuvor festgelegte Sonderöffnungszeit entfernen möchten, können Sie diese jederzeit löschen.

Sie können diese speziellen Intervalle im Pop-up „Sonderöffnungszeiten / Schließungen verwalten. Wenn noch keine Sonderöffnungszeit (1) oder noch keine vorübergehende Schließung (2) hinzugefügt wurde, können Sie das Intervall Ihrer Wahl sofort in Ihren Kalender aufnehmen, indem Sie die entsprechende Option auswählen.

Mit den Sonderöffnungszeiten und vorübergehenden Schließungen können Sie auch den ganzen Tag (3) oder einen beliebigen Zeitraum (4) öffnen bzw. schließen, je nachdem, ob Sie Ihren Kunden die Terminbuchung in einem extra Zeitraum ermöglichen oder diese in der Standardöffnungszeit sperren möchten. Sie können zusätzliche Öffnungszeiten außerhalb der Standardöffnungszeiten hinzufügen, aber eine vorübergehende Schließung können Sie nur während der normalen Öffnungszeiten festlegen.

Wenn Sie für den bestimmten Tag bereits eine Sonderöffnungszeit oder eine vorübergehende Schließung hinzugefügt haben, haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Zeiträume für Sonderöffnungszeiten (5) anzugeben, indem Sie die entsprechende Option auswählen, oder bereits hinzugefügte Sonderöffnungszeiten (6) / Definierte Zeiträume (7) zu löschen.

Zeitplan bearbeiten

Sie können Ihren Zeitplan bei Bedarf jederzeit ändern. In diesem Kapitel gehen wir detailliert auf die Einstellmöglichkeiten zum Ändern und Löschen von Stunden ein.

Wählen Sie auf der Seite „Kalender / Kalenderansicht“ den Kalender, den Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie bei dem Zahnradsymbol auf Einstellungen.

Standardmäßig werden Sie im Kalenderassistenten zum Schritt „Kalender gestalten“ geleitet. Um Ihren Zeitplan ändern zu können, müssen Sie jedoch auf den 3. Schritt klicken oder unten auf der Seite „Speichern und weiter“ wählen.

Im 3. Schritt „Events anlegen“ können Sie jederzeit ein neues Event erstellen oder zu einem vorhandenen Event neue Zeitpläne hinzufügen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Kalendertyp Wiederkehrende Termine & Events. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie die Zeitpläne Ihrer bestehenden Events bearbeiten oder löschen können.

Zeitplan bearbeiten

Im Schritt Events anlegen können Sie mit der Bearbeitung der Termine für jede Stunde sowohl in der Listenansicht als auch in der Kalender-Ansicht beginnen.

• Wählen Sie in der Listenansicht unter dem Symbol ⁝ (Details) neben dem Event „Bearbeiten“ aus, 

• oder klicken Sie in der Kalender-Ansicht auf die Stunde, die Sie bearbeiten möchten.

Sie können die Bearbeitung aus jeder Ansicht starten. Dabei erscheint zunächst ein Pop-up mit Details zum ausgewählten Event, in dem Sie alle Merkmale des Zeitplans sehen können: Start- und Endzeit, Anzahl der Plätze, Hinweise, Wiederholungsrate und andere zugehörige Informationen.

Wenn Sie eine der Angaben des Zeitplans ändern möchten, können Sie auf „Bearbeiten“ (1) klicken, um den Bearbeitungsprozess zu starten, dessen Schritte unterschiedlich sind, je nachdem, ob Sie ein einmaliges Event oder einen wiederkehrenden Termin ändern.

Ein einmaliges Event ändern

Wenn Sie ein einmaliges Event bearbeiten, können Sie die folgenden Angaben ändern:

• Dienstleistung (2)
• Datum (3),
• Startzeit (4),
• Anzahl der Plätze (5) 
• Hinweise (6).

Klicken Sie auf „Speichern“ (7), um die Bearbeitung abzuschließen, oder auf „Abbrechen“ (8), um den Vorgang abzubrechen. Wenn Sie Ihre Änderungen speichern, werden die bereits bestehenden Buchungen automatisch auf die neue Uhrzeit übertragen. Darüber senden wir auch eine E-Mail-Benachrichtigung an die Kunden, die sich für das Event angemeldet und ihre E-Mail-Adressen angegeben haben.

Einen wiederkehrenden Termin ändern

Wenn Sie einen wiederkehrenden Termin bearbeiten, müssen Sie zunächst auswählen, an welchem Datum die Änderung wirksam werden soll (9):

• Nur Terminangebote an folgendem Datum bearbeiten: Sie können angeben, an welchem Tag die Änderung gültig sein soll, die anderen Termine in der Wiederholung bleiben unverändert.
• Nur Terminangebote von diesem Datum an bearbeiten: Sie können den Tag auswählen, ab dem die Änderung wirksam wird, die vorherigen Termine bleiben gleich.
• Alle zukünftige Terminangebote des Zeitplans bearbeiten: In diesem Fall gilt die Änderung für alle zukünftigen Termine, vergangene Ereignisse bleiben jedoch unverändert.

Klicken Sie nach Auswahl der entsprechenden Option auf „Weiter“ (10), um mit der Bearbeitung fortzufahren, oder auf „Abbrechen“ (11), um den Vorgang abzubrechen.

Wenn Sie die Option „Nur Terminangebote an folgendem Datum bearbeiten“ auswählen, wird dieser geänderte Termin als einmaliges Event betrachtet und aus der Wiederholung entfernt.

In diesem Fall können Sie Folgendes bearbeiten:

• Dienstleistung (11),
• Startzeit (12),
• Anzahl der Plätze (13),
• Hinweise (14).

Klicken Sie auf „Speichern“ (15), um die Bearbeitung abzuschließen. Wenn Sie den Vorgang abbrechen möchten, klicken Sie auf „Abbrechen“ (16). Wenn Sie Ihre Änderungen speichern, werden die bereits bestehenden Buchungen automatisch auf das neue Datum und die neue Uhrzeit übernommen. Darüber senden wir auch eine E-Mail-Benachrichtigung an die Kunden, die sich für das Event angemeldet und ihre E-Mail-Adressen angegeben haben.

Wenn Sie die Option „Nur Terminangebote von diesem Datum an bearbeiten“ auswählen, werden die Änderungen erst nach dem ausgewählten Datum wirksam, sodass der Termin nach diesem Datum als separate Wiederholung angezeigt wird. Mit der Option „Alle zukünftigen Terminangebote des Zeitplans bearbeiten“ wird die Änderung für alle zukünftigen Termine wirksam.

In diesen beiden Fällen ist der weitere Bearbeitungsprozess gleich, sodass Sie die folgenden Einstellungen bearbeiten können:

• Dienstleistung (17),
• Startzeit (18),
• Anzahl der Plätze (19),
• Hinweise (20).

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Wiederholung bearbeiten“ (21), um die folgenden Wiederholungseinstellungsoptionen zum Ändern zu öffnen:

• Häufigkeit der Wiederholung (22),
• Wiederholungstage (23),
• das Anfangsdatum (24) und
• das Datum der letzten Kurseinheit (25).

Klicken Sie auf „Speichern“ (26), um die Änderungen zu bestätigen oder auf „Abbrechen“ (27), um den Vorgang abzubrechen.

Können die neuen Einstellungen der alten Wiederholung zugeordnet werden (z. B. wenn Sie nur die Uhrzeit ändern), werden die Buchungen für jede Stunde automatisch auf die neue Uhrzeit übertragen und Ihre Kunden werden von uns per E-Mail-Benachrichtigung über die neue Uhrzeit informiert. Wenn Sie jedoch die Wiederholung so ändern, dass bestimmte Stunden eliminiert werden (z. B. wenn Sie ein früheres Enddatum festlegen oder bestimmte Tage aus der Wiederholung entfernen), stellen wir Ihnen im nächsten Schritt die betroffenen Stunden (28) zusammen, die bereits reserviert waren.

In diesem Schritt können Sie entscheiden, was mit den betroffenen Buchungen (29) geschehen soll, indem Sie aus den folgenden Optionen wählen:

• „Nein, Events und Buchungen behalten“: In diesem Fall bleiben die bereits reservierten Stunden – die aufgrund der Änderung storniert werden müssten – mit den Terminbuchungen zusammen unverändert und die Änderung ist nur für den Rest der Wiederholung gültig.
• „Ja, Events und Buchungen löschen“: In diesem Fall werden aufgrund der Änderung die Stunden zusammen mit den bereits eingegangenen Buchungen endgültig storniert. Über die Terminstornierung wird eine Benachrichtigung an die in der Buchung angegebene E-Mail-Adresse gesendet.

Wenn Sie die entsprechende Option ausgewählt haben, klicken Sie auf „Abschließen“ (30). Klicken Sie auf „Abbrechen“ (31), um den Änderungsprozess abzubrechen, oder klicken Sie auf „Zurück“ (32), um zum Schritt „Zeitplan bearbeiten“ zurückzukehren und die Einstellungen zu ändern.

Zeitplan löschen

Sie können die zu Ihren Events gehörenden Wiederholungen nicht nur bearbeiten, sondern auch jederzeit löschen. Sie können ein Event, wie bei der Bearbeitung, aus den Listen- und Kalender-Ansichten des Schritts „Events anlegen“ löschen:

• Klicken Sie in der Listenansicht bei dem Event, das Sie entfernen möchten, unter dem Symbol ⁝ (Details) auf Löschen.

• Klicken Sie in der Kalender-Ansicht auf das entsprechende Event und wählen Sie im Pop-up Löschen (1).

Der Löschvorgang hängt dann davon ab, ob Sie einen einmaligen oder wiederkehrenden Termin entfernen möchten.

Löschen eines einmaligen Events

Bei dem einmaligen Event können Sie im Pop-up sehen, welcher Termin gelöscht wird. Wenn Sie auf Löschen (2) klicken, wird der Termin mit den Buchungen zusammen entfernt. Wir werden Ihre Kunden dann über Ihre Stornierung informieren. Klicken Sie auf „Abbrechen“ (3), um den Löschvorgang abzubrechen.

Löschen eines wiederkehrenden Events

Beim Löschen eines wiederkehrenden Events können Sie auswählen, welche Zeitpunkte der Wiederholung Sie entfernen möchten (4). Sie können dann aus drei Optionen wählen:

• Nur Terminangebote an folgendem Datum löschen: Löscht den Termin nur an dem von Ihnen ausgewählten Tag, die restlichen Wiederholungsereignisse bleiben erhalten.
• Nur Terminangebote von diesem Datum an löschen: Löscht die Termine der Wiederholung erst nach dem ausgewählten Datum, die Termine davor bleiben erhalten.
• Alle Terminangebote des Zeitplans löschen: Alle zu der Wiederholung gehörenden vergangenen und zukünftigen Termine werden gelöscht.

Sie können auch festlegen, was mit den bereits gebuchten Terminen passieren soll:

• Wenn Sie das Kontrollkästchen „Buchungen löschen“ (5) aktivieren, werden alle ausgewählten Termine mit den Reservierungen zusammen gelöscht.
• Wird dieses Feld leer gelassen, bleiben die bereits gebuchten Termine als einmalige Termine erhalten.
  • Wichtig: In diesem Fall steht der Termin mit der ursprünglichen Anzahl der Plätze im Terminkalender. Wenn Sie keine neuen Buchungen mehr für den Termin erhalten möchten, empfehlen wir Ihnen, die Anzahl der Plätze zu reduzieren.

Durch Klicken auf Löschen (6) werden die ausgewählten Termine gemäß den von Ihnen festgelegten Einstellungen endgültig gelöscht. Klicken Sie auf „Abbrechen“ (7), um den Löschvorgang abzubrechen.

Daten und Statistiken

In diesem Abschnitt führen wir Sie durch die Optionen, mit denen Sie die Daten Ihrer Kunden einsehen bzw. Statistiken aus Ihren Buchungen erstellen können.

Kundenliste

Eine Liste Ihrer registrierten und auch nicht registrierten Kunden können Sie unter „Kalender / Kundenliste“ sehen.

Auf dieser Seite sehen Sie die Kontaktdaten Ihrer Kunden und die Anzahl ihrer Reservierungen. Hier können Sie die Liste nach Namen oder E-Mail-Adresse sortieren oder nur Ihre registrierten oder nicht registrierten Kunden filtern (1). Verwenden Sie das Suchfeld (2), um die Liste nach Daten zu Ihren Kunden zu durchsuchen.

Klicken Sie unter dem Symbol ⁝ (Details) auf „Kundendaten öffnen“ (3), um das detaillierte Datenblatt des ausgewählten Kunden einzusehen. Hier können Sie auch sehen, wann der Kunde die Datenschutzerklärung akzeptiert hat.

Auf dieser Seite listen wir die Buchungen Ihrer Kunden auf. Sie können die Buchungen Ihres Kunden nach Dienstleistung, Kalender oder Datum sortieren oder in den Buchungsdetails suchen (4). Sie können in dieser Ansicht auch Buchungen bearbeiten (5) oder löschen (6).

Excel-Export

Mit der Funktion Excel-Export können Sie die Buchungsdaten Ihres Online-Terminbuchungssystems als eine Excel-Datei herunterladen, die Sie später in Excel öffnen können.

Um auf diese Funktion zuzugreifen, klicken Sie unter Kalender auf „Excel-Export“.

Auf dieser Seite können Sie den Beginn (1) und das Ende (2) des selbst definierten Zeitraums, für den Sie die Buchungen herunterladen möchten, festlegen. Dieses Intervall können Sie tages- und stundengenau vorgeben, sodass Sie ganz einfach die gewünschten Buchungen filtern können.

Wählen Sie in der Option Dateierweiterung (3) aus, ob Sie die Datei im .xlsx- oder .csv-Format herunterladen möchten.

Sie können eine Anmerkung (4) einfügen oder auswählen, ob der Export auch das Datum der Zustimmung zur Datenverarbeitung beinhalten soll.

Wenn Sie mit den Einstellungen fertig sind, können Sie den Export starten, indem Sie auf „Bericht herunterladen“ (6) klicken.

In der Excel-Datei sehen Sie die Terminbuchungen für jeden Kalender auf separaten Arbeitsblättern. Die Details des Exports und die von Ihnen eingefügte Anmerkung befinden sich im Info-Arbeitsblatt.

Auf den Arbeitsblättern für jeden Kalender sehen Sie:

• die Termin-ID,
• den Namen der Dienstleistung,
• die Ankunftszeit,
• den Beginn des Termins,
• das Ende des Termins,
• die Anzahl der Buchungen,
• den Namen des Kunden,
• die E-Mail-Adresse des Kunden,
• die Telefonnummer des Kunden,
• die Antworten auf jede Frage in separaten Spalten,
• falls ja, dann zu welcher Ressourcengruppe die Buchung zugeordnet wurde,
• und, falls angekreuzt, das Datum der Zustimmung zur Datenverarbeitung.

Dashboard

Sie können auf das Dashboard in der Kalender- und Listenansicht zugreifen, wenn Sie zuvor eine Ressourcengruppe hinzugefügt haben. Weitere Informationen zum Erfassen von Ressourcengruppen finden Sie hier.

Im Dashboard sehen Sie die Anzahl der Buchungen und die Anzahl der Arbeitsstunden für die Accounts, die der Ressourcengruppe für den ausgewählten Tag zugeordnet sind. In dieser kleinen Übersichtstabelle sehen Sie die Statistiken nicht nur zusammengefasst, sondern auch nach Dienstleistungen.