Arbeiten Sie mit Ihren Kollegen zusammen

Die Ressourcen- und Account-Verwaltung von termin-direkt hilft Ihnen dabei, das Terminbuchungssystem zusammen mit Ihren Kollegen zu nutzen. Sie haben die Möglichkeit Ihren Mitarbeitern spezielle Berechtigungen zu geben, damit sie den Kalender bearbeiten können, oder Sie können sie als Ressource angeben, was Ihnen bei der Administration helfen kann. Die dazugehörigen Einstellmöglichkeiten finden Sie unter dem Menüpunkt „Accounts“.

Accounts

Sie können für Ihre Kollegen eigene Accounts mit unzähligen Einstellmöglichkeiten erstellen. In diesem Kapitel werden wir die Erstellung und die Verwaltung von Accounts durchgehen.

Neuen Account erstellen

Im Menüpunkt „Accounts / Neuen Account erstellen“ können Sie einfach neue Konten zu Ihrem Terminbuchungssystem hinzufügen. Die Felder „E-Mail-Adresse“ (1) und „Vor- und Nachname“ (2) sind obligatorisch auszufüllen, die Angabe der Telefonnummer (3) ist optional. Mit dem Button „Speichern“ wird ein neuer Benutzeraccount erstellt, den Sie verschiedenen Ressourcengruppen zuordnen können. Nach der Erstellung des Kontos wird automatisch eine Nachricht an die E-Mail-Adresse der angegebenen Person geschickt, mit deren Hilfe das Passwort für den Account eingestellt werden kann.

Accounts

Unter dem Menüpunkt „Accounts verwalten“ finden Sie eine Übersicht der zum Terminplan gehörenden Konten: Ihre registrierten Kunden, die Benutzer mit verschiedenen Rollen oder Geräten bzw. den Superadmin-Account.

Auf dieser Seite können Sie unter dem Menüpunkt „Neuen Account erstellen“ (6) auch weitere Accounts zum Terminbuchungssystem hinzufügen. Die schon registrierten Accounts können außerdem nach Benutzergruppen gefiltert (7) sowie die Liste der Accounts nach Namen, E-Mail-Adresse oder Gruppe sortiert werden. Die Suchfunktion (8) hilft Ihnen dabei, den gesuchten Account nach E-Mail-Adresse, Namen oder Ressourcengruppe einfach zu finden. Mit dem Symbol ⁝ (Details) (9) können Sie die Daten des Accounts bearbeiten, den Account verschiedenen Ressourcengruppen zuordnen, diese Zuordnungen wieder aufheben und den Account endgültig löschen. Die Aktivierungs- und Inaktivierungsfunktion finden Sie hier ebenfalls, und mit der Schiebetaste können Sie einfach einstellen, welche Accounts in Ihrem Buchungssystem aktiv oder inaktiv sein sollen.

WICHTIG: Wenn ein Account inaktiviert wurde, bleiben die Daten des Accounts trotzdem sowohl in früheren Buchungen als auch in der Account-Liste bestehen. Ein inaktiver Benutzer kann sich jedoch nicht in sein Konto einloggen und Sie können ihn nicht zu einer Buchung als Kunde oder Ressource hinzufügen. Die inaktiven Benutzer können jederzeit wieder aktiviert werden.

Mit dem endgültigen Löschen eines Accounts werden automatisch alle Daten des Benutzers aus dem System gelöscht. In den vorherigen Buchungen werden nur noch die Termine angezeigt, nicht mehr die persönlichen Daten. 

Wenn Sie auf „Ressourcengruppe zuordnen“ klicken, können Sie zwischen den „Administrativen Rollen“ (A) wählen bzw. dem Account eine unbegrenzte Anzahl von „Weiteren Rollen und Equipments“ (B) zuordnen. Über die Erstellung von Ressourcengruppen und die speziellen Berechtigungen der verschiedenen administrativen Rollen können Sie im nächsten Kapitel mehr erfahren. 

Erstellung von Ressourcengruppen

Bei termin-direkt haben Sie vielfältige Möglichkeiten, um Ihre Ressourcen zuzuordnen. Mit der Erstellung von Ressourcengruppen können Sie die Buchungen Ihren Geräten oder Benutzern zuordnen und deren Verfügbarkeit angeben.  

Im Buchungssystem von termin-direkt gibt es zwei Typen von Ressourcen:

Allen Terminen zugeordnete Ressource – Sie können im Admin Center bei der Terminbuchung/-bearbeitung den Benutzer oder das Gerät aus der Liste auswählen, dem Sie die Buchung zuordnen möchten.

Dem bestimmten Kalender zugeordnete Ressource – Bei diesem Typ können Sie Ihre Kalender individuell Ihren Ressourcen zuordnen. Mit dieser Einstellung wird eine sog. Spaltenansicht freigeschaltet, d.h. die Ressourcen einer bestimmten Ressourcengruppe werden in der Tageskalenderansicht in Spalten angezeigt und Sie können deren Benutzer (Rollen, Geräte) tagesaktuell jeder Spalte zuordnen.

Tipp: Wenn an einem Tag mehr Ressourcen zur Verfügung stehen als die eingestellte Kapazität des Kalenders, dann können Sie in dieser Ansicht extra Spalten hinzufügen und somit neue Plätze an dem Tag freimachen. 

Die Funktion finden Sie auch unter „Accounts / Rollen und Accounts / Equipments“. Die beiden unterschiedlichen Seiten helfen Ihnen, Ihre Mitarbeiter und Ihre materiellen Ressourcen getrennt zu führen. 

Unter dem Menüpunkt „Rollen“ finden Sie die in unserem System definierten Ressourcengruppen, die wir administrative Rollen nennen. Über eine solche administrative Rolle verfügen der Admin, der Mitarbeitermanager und der Mitarbeiter. Hier können Sie mehr über die administrativen Rollen erfahren.

Sie können unter dem Menüpunkt „Neue Ressourcengruppe erstellen“ (1) extra individuelle Ressourcengruppen hinzufügen. Wenn Sie auf den Namen der schon bestehenden Ressourcengruppe klicken, dann können Sie die dazugehörenden Accounts sehen bzw. neue Accounts hinzufügen. Unter dem Symbol ⁝ (Details) (4) können Sie die Ressource bearbeiten oder löschen bzw. bei Mitarbeitern und Mitarbeitermanagern die Berechtigungen verwalten. 

Unter dem Menüpunkt „Equipments“ gibt es keine standardisierte Ressourcengruppen, aber Sie können sowohl hier als auch unter dem Menüpunkt Rollen individuelle Gruppen erstellen.

Klicken Sie auf „Neue Ressourcengruppe erstellen“, geben Sie den Namen der Ressourcengruppe an (5) und markieren Sie, ob Sie die Gruppe zu jeder Buchung hinzufügen möchten (6). Wenn Sie diese Option aktivieren, dann werden alle Termine der Ressource zugeordnet. Wenn die Option nicht aktiviert ist, können Sie die Ressourcengruppe zu einem bestimmten Kalender zuordnen und die sog. Spaltenansicht nutzen. Über diese Einstellmöglichkeit werden wir Sie im Weiteren ausführlich informieren.

Sie können entscheiden welchen Typ von Ressourcengruppe – Equipment oder Rolle – Sie erstellen möchten (7). Diese können jederzeit bearbeitet werden, der Typ hilft nur bei der Listenunterscheidung der neuen Ressourcengruppe. Mit „Speichern“ (8) wird die neue Ressourcengruppe erstellt.

Im nächsten Schritt klicken Sie auf die erstellte Ressourcengruppe – und mit dem Button „Neuen Account erstellen“ fügen Sie einen neuen Account hinzu. Geben Sie die E-Mail-Adresse (9), den Namen (10) und die Telefonnummer (11) an. Klicken Sie auf „Speichern“ (12), um einen neuen Account zu erstellen, der bereits der früher erstellten Ressourcengruppe zugeordnet ist. 

Zu allen Terminen zugeordnete Ressourcengruppe: 

Wenn der Haken beim Kontrollkästchen „Zuordnung zu allen Terminen ermöglichen“ gesetzt wird – wie auch im Screenshot – dann wird die Ressourcengruppe allen Buchungen zugeordnet und die Auswahl der Ressource erfolgt in den Buchungsdetails im Admin Center.

Individuelle Zuordnung der Ressourcengruppe:

Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, dann muss die Ressourcengruppe individuell einem bestimmten Kalender zugeordnet werden. Bei dieser Einstellung wird die sog. Spaltenansicht freigeschaltet. 

Nach Erstellung der Ressourcengruppe verbinden Sie diese mit dem entsprechenden Kalender. Gehen Sie in das Admin Center, klicken Sie auf „Kalender / Kalenderansicht“ wählen Sie den entsprechenden Kalender aus und klicken Sie auf die Einstellungen des Kalenders. Unter „Admin-Einstellungen“ finden Sie das Feld „Ressource für parallele Buchungen“. Geben Sie an, mit welcher Gruppe Sie den Kalender verbinden möchten und klicken Sie auf „Speichern und weiter“.

In diesem Screenshot können Sie die Tagesansicht eines Kalenders sehen, bei der die Ressourcen in Spalten aufgeteilt sind.

Klicken Sie auf den Bleistift, um die zu den Ressourcen gehörenden Accounts (13) den Spalten zuzuordnen. Sie können mit Hilfe der Buttons + / – Spalten (Plätze) für den jeweiligen Tag hinzufügen (14) bzw. entfernen (15). 

Das Buchungssystem erstellt automatisch eine Statistik zu den einzelnen Ressourcen und den dazugehörenden Buchungen. Oben links neben dem Namen des Kalenders klicken Sie auf den Namen der Ressourcengruppe, wo Sie die Statistik einfach erreichen können.

Ressourcen und Accounts bearbeiten und löschen 

Die im Buchungssystem registrierten Ressourcengruppen und die dazugehörigen Ressourcen können Sie jederzeit bearbeiten, löschen oder neue hinzufügen. 

WICHTIG! Falls Sie eine Ressource löschen möchten, prüfen Sie, ob die Ressource mit einem Kalender verbunden ist. 

So können Sie die Verbindung zwischen Ressource und Kalender annullieren: 

1) In der Kalenderansicht wählen Sie den entsprechenden Kalender aus und klicken auf „Einstellungen“.
2) Beim Schritt „Kalender gestalten“ klicken Sie auf „Admin-Einstellungen“ und bei „Ressource für parallele Buchungen“ wählen Sie den Bindestrich aus. 

Berechtigungen

Im termin-direkt Online-Buchungssystem können Sie unterschiedliche Berechtigungen – wie z.B. Zugang zur vollen Funktionalität des Systems; Bearbeitung von bestimmten Kalendern oder nur von deren Buchungen – unter den Usern aufteilen. 

Hier können Sie sehen, über welche Berechtigungen die administrativen Rollen verfügen:

• Superadmin: Diese Rolle wird automatisch mit der bei der Registrierung angegebenen E-Mail-Adresse erstellt. Zu einem Buchungssystem kann nur ein Superadmin gehören, der nicht übertragbar ist. Der Superadmin ist die einzige administrative Rolle, die nicht nur über die volle Funktionalität des Systems verfügt, sondern auch Admins hinzufügen oder löschen kann. 
• Admin: Als Admin kann der User alle Funktionen und Menüpunkte des Systems erreichen. Der Unterschied zwischen Admin und Superadmin besteht darin, dass die Admins sich gegenseitig nicht bearbeiten oder löschen können, und sie können auch keine neuen Admins hinzufügen. 
• Mitarbeitermanager: Der User mit dieser administrativen Rolle hat keinen vollen Zugriff auf das Buchungssystem, nur für den Zugriff auf bestimmte Kalender kann er verschiedene Berechtigungen bekommen, wie die Mitarbeiter. Der Unterschied zwischen Mitarbeiter und Mitarbeitermanager ist, dass der Mitarbeitermanager die Mitarbeiter verwalten kann, er kann sie bearbeiten, löschen oder neue Accounts hinzufügen. 
• Mitarbeiter: Als Mitarbeiter hat man nur bestimmte Berechtigungen bei einem oder mehreren Kalendern. Die Berechtigungen, die bei den Kalendern eingestellt werden können, sind: Kalenderansicht, Terminänderung, Benachrichtigungen, Dienstleistungen verwalten, Zeitpläne verwalten.

Wichtig: Der Superadmin, der Admin und der Mitarbeitermanager haben Zugriff auf den Menüpunkt „Accounts“, um die administrativen Rollen der User prüfen zu können. Ein User kann aber nur die User bearbeiten, die in der Berechtigungshierarchie niedriger stehen. Wenn der zu bearbeitende User in der Berechtigungshierarchie auf gleichem oder höherem Niveau steht, dann ist die Bearbeitung und die Zuordnung zu einer Ressourcengruppe inaktiv. 

Wenn Sie zu einer administrativen Rolle direkt einen User hinzufügen möchten, dann klicken Sie unter dem Menüpunkt Accounts auf die Option „Rollen“. Öffnen Sie eine der administrativen Rollen – z.B. den Mitarbeitermanager (1) – und klicken Sie auf „Account hinzufügen“ (2). Somit wird ein Account erstellt, der dieser administrativen Rolle dann gleich zugeordnet ist. Sie können aber auch einen schon bestehenden Account dem Mitarbeitermanager-Ressourcentyp hinzufügen. (3)

Bei der Erstellung eines neuen Mitarbeitermanager-Accounts müssen Sie die E-Mail-Adresse (4) und den Namen (5) des Users angeben. Die Angabe der Telefonnummer (6) ist nicht obligatorisch, kann aber hilfreich sein. 

Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern (7). Nach diesem Prozess wird das System eine automatische Nachricht an die angegebene E-Mail-Adresse senden, die die wichtigsten Daten für die Passwortgenerierung zum Einloggen enthält. 

Wenn Sie einen schon bestehenden Account zu der Ressourcengruppe hinzufügen möchten, dann wählen Sie im Pop-up den entsprechenden Kollegen aus:

Wichtig: ein User kann nur einer administrativen Rolle zugeordnet werden. Wenn Sie einen Kollegen wählen, der schon zu einer hervorgehobenen Ressourcengruppe hinzugefügt wurde, wird das System Sie darauf aufmerksam machen und Sie können entscheiden, ob Sie den User zu einer neuen administrativen Rolle verschieben möchten. 

Zu den einzelnen Ressourcengruppen können Sie jederzeit neue Accounts hinzufügen (9) oder die schon registrierten Accounts entfernen (10). 

Die Berechtigungen für die einzelnen Kalender Ihrer Mitarbeitermanager und Mitarbeiter können Sie unter dem Menüpunkt „Accounts / Berechtigungen“ einstellen. Sie erreichen diese Funktion auch unter dem Mehr … Zeichen der entsprechenden Ressourcengruppe (8).

Sie können Ihren Mitarbeitermanagern und Mitarbeitern folgende Berechtigungen geben: 

• Kalenderansicht (12),
• Terminänderung (13),
• Benachrichtigungen (14),
• Dienstleistungen verwalten (15),
• Zeitpläne verwalten (16).

Sie können aus der Liste auswählen (17), ob nur die Mitarbeitermanager- oder nur die Mitarbeiter-Accounts sichtbar sein sollen. 

Die Berechtigungen können auf zwei Arten angezeigt werden. Sie können jederzeit auswählen, ob sie nach Mitarbeitern oder nach Kalendern sortiert werden sollen (18). 

Die Buchungsbenachrichtigungen werden an die E-Mail-Adresse geschickt, die bei der Accounterstellung angegeben wurde. Diese Benachrichtigungen werden auch an den Admin versendet.

Falls Ihr Mitarbeiter keine Buchungsbenachrichtigungen bekommt (obwohl er die Berechtigung dazu hat), dann sollte er in seinem eigenen Mitarbeiteraccount unter den Menüpunkten „Konto / Persönliche Daten“ die Benachrichtigungsoptionen aktivieren.

Vergessen Sie nicht, dass Sie die Accounts jederzeit bearbeiten, inaktivieren, endgültig löschen und aus den einzelnen Ressourcengruppen entfernen können.